De 10 à 60 consultants : comment Elephant Technologies a structuré sa croissance avec Boond

Une gestion artisanale qui reposait entièrement sur la rigueur des dirigeants

Elephant Technologies est créée en 2017 par deux associés, Geoffroy Guizard et Lionel Bromet.

La première année, l’activité monte de 0 à 10 consultants. En 18 mois, l’équipe atteint 20 consultants. Avec trois personnes en interne pour tout tenir : les deux associés et une RRH.

Tout tourne sur Word et Excel. Les feuilles de temps arrivent par mail, sans signature. Les factures sont montées à la main, client par client, avec les spécificités de chacun : ici un PV à joindre, là, une feuille de temps à annexer, ailleurs des conditions de paiement particulières.

Ce fonctionnement manuel exige une rigueur sans faille. Elle était bien là, dès le premier jour. Une facture échue le 31 est relancée le 1er ou le 2. Les consultants sont payés le dernier jour du mois, sans exception.

Mais cette rigueur avait un coût, et ce coût ne se lisait sur aucune ligne du compte de résultat.

• Entre le 28 et le 5, Geoffroy se met en retrait pour traiter la facturation et la paie sans erreur.
• Pendant cette fenêtre, il ne traite plus les consultations commerciales urgentes.
• Chaque spécificité client vit dans sa tête ou dans un pense-bête d'agenda.
• Un factor souscrit dès la création alourdit encore le process, avec des envois papier et un suivi manuel.

C'est une situation que beaucoup de dirigeants d'ESN de cette taille reconnaîtront : le système tient parce qu'une personne ou deux le porte. Geoffroy raconte :

À l’époque avec mon associé, on était deux dans un bureau de 18 m². Lui passait sa journée au téléphone pour le business, et moi j’étais juste en face. Entre le 28 et le 5, il y avait la facturation et les payes, j’avais besoin de me concentrer pour ne pas faire d’erreur. Alors je lui disais : sors du bureau, reviens plus tard.

Un ERP métier plutôt que cinq outils spécialisés

Dès l'arrivée du troisième collaborateur, les associés ont la même intuition : réunir toutes les équipes sur un outil unique, pensé pour leur activité. Pas un CRM d'un côté, un ATS de l'autre et un outil de facturation à part, mais un ERP métier capable de porter le commerce, le recrutement et la gestion au même endroit.

Le choix se fait entre Boond et VSA. Trois éléments font la différence :

• La recommandation d’un consultant, Guillaume, qui utilisait Boond dans son entreprise précédente et appréciait de saisir ses temps, frais et absences depuis l’application mobile de Boond plutôt que sur des feuilles de temps Excel.
• Un deuxième écho favorable, cette fois côté dirigeant : un ami de l’associé, à la tête d’une ESN parisienne déjà équipée de Boond.
• Boond est un éditeur local, à taille humaine, implanté à Nantes et Brest. Une entreprise qui leur ressemblait, avec laquelle le courant est passé dès les premiers échanges commerciaux.

La facturation sort de la tête du dirigeant

Chaque client a ses règles. Dans Excel, ces règles doivent être retenues ou retrouvées. Dans Boond, elles sont configurées une fois et s'appliquent seules. Le gain ne se lit pas dans le temps économisé.

‍Il se lit dans le volume absorbé à ressource constante.

• 20 factures par mois en 2019, traitées par le dirigeant lui-même.
• 80 factures par mois aujourd'hui, traitées par une personne en 2 à 2,5 jours.
• Le temps libéré est réinvesti dans le développement commercial.
• La fin de mois n'immobilise plus les associés.

La même exigence, pour un coût mental bien plus faible

Le niveau d’exigence sur les règlements n’a pas bougé depuis 2017. Ce qui a changé, c’est l’effort nécessaire pour le tenir.

• Avant, 20 clients signifiaient 20 conditions de paiement à mémoriser ou à vérifier une par une. Aujourd'hui, les échéances sont paramétrées et la vue des factures à relancer s'obtient en un coup d'œil.
• Le délai moyen d'encaissement tient à 45 jours, alors que le volume de factures a été multiplié par 4.
• Le process de relance ne mobilise pas plus de temps qu'avant.

L’anecdote qui parlera aux dirigeants prudents

Geoffroy Guizard avait aussi souscrit un factor, pour protéger sa trésorerie. Avec Boond, le besoin ne s’est jamais présenté. En revanche, le dispositif a alourdi le process de facturation pendant des années, avec des envois papier et un suivi manuel. Avec le recul, il aurait investi dans l’outil d’abord, et serait allé voir son banquier le jour où le besoin serait devenu réel.​

Des process outillés dans Boond, socle de la certification ISO 9001

La démarche partait d'une conviction interne. En accélérant, Elephant Technologies passe à cinq personnes au commerce. Il devient indispensable que tout le monde travaille de la même façon.

S'ajoute un enjeu d'intégration : entre les alternances et les arrivées en période Covid, former quelqu'un sur des pratiques non documentées se révèle très compliqué.

La certification sert donc d'abord à écrire ce qui existait déjà dans les têtes. Et Boond portait déjà une partie de ce travail.

• Dès 2019, une alternante en licence économie-gestion est recrutée pour paramétrer l'outil et documenter le déploiement.
• Les process commerciaux, RH et gestion s'exécutent dans un seul outil, donc s'auditent et se transmettent.
• La formation d'un backup sur la facturation prend 1 à 2 jours.
• Les formulaires Boond ont remplacé les fichiers Word pour les entretiens annuels, soit une trentaine par an sur date anniversaire.

Le retour sur investissement est arrivé plus vite que prévu. Dans les six mois suivant le lancement du chantier, les clients commençaient à réclamer la certification dans leurs référencements. Elephant Technologies avait pris les devants. La même logique est aujourd'hui appliquée à la démarche RSE, avec un bilan carbone réalisé et un questionnaire EcoVadis complété.

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Résultats : une croissance absorbée sans gonfler les fonctions support

La trajectoire d'Elephant Technologies n'a rien de linéaire. Une première année à vitesse mesurée. Une deuxième année d'accélération. Puis, après le Covid, une année à 100 % de croissance, suivie d'une autre à 50 %.

L'équipe support compte aujourd'hui 10 personnes pour 60 consultants, et n'a pas vocation à grossir trop vite. Elle est stable, elle travaille bien ensemble, et il lui reste de la bande passante pour accompagner de nouveaux consultants. L'enjeu des prochaines années porte sur la montée en expertise, plus sur le volume.

Pour Geoffroy Guizard, cette trajectoire n'aurait pas été la même sans outil. Et elle s'est faite sans sacrifier ce qui fait l'identité de l'entreprise.

Reste le conseil qu'il adresse aux dirigeants qui se lancent, et qui pensent qu'il est encore trop tôt pour investir dans un outil. Lui a attendu d'atteindre une taille critique. Avec le recul, il considère que cette attente lui a coûté, en charge mentale comme en vitesse de développement.