Dans ce nouvel épisode du Rendez-vous des experts, nous avons accueilli Romain Paillas, Responsable du pôle Outils Digitaux chez Orange Business.

Au programme : un retour d’expérience concret sur un sujet qui concerne beaucoup d’ESN et de cabinets de conseil : comment déployer une plateforme métier en mode SaaS au sein d’un système d’information historique tout en pilotant efficacement ses sous-traitants et ses équipes internes.

Dans le cadre de cette transformation, Orange Business a choisi Boond pour structurer la gestion de ses ressources externes, centraliser les données et simplifier les processus opérationnels.

Un projet ambitieux, mené dans un contexte de SI historique et d’organisations complexes, où l’enjeu était de concilier modernisation des outils, qualité de la donnée et adoption par les équipes.

Pendant ce live, Romain Paillas est revenu sur les coulisses du projet : les défis rencontrés, les choix d’organisation, les bonnes pratiques mises en place… et les enseignements clés pour les ESN confrontées aux mêmes problématiques.

Un défi classique des grands groupes : moderniser sans casser l’existant

Dans les grandes organisations, le système d’information est souvent le résultat de plusieurs années (voire décennies) d’empilement d’outils et de process.

Chez Orange Business, la gestion des besoins clients et des sous-traitants reposait sur de nombreux fichiers Excel et des pratiques hétérogènes.

Résultat :

• Des données dispersées,
• Des process manuels,
• Peu de visibilité globale.

Le projet consistait donc à structurer et rationaliser ces informations, tout en conservant l’agilité nécessaire aux équipes métier.

“On avait énormément d’Excel. Et forcément, quand on a commencé à consolider les données, on s’est rendu compte qu’elles n’étaient pas aussi propres qu’on le pensait.”

Une réalité que rencontrent de nombreuses ESN lorsqu’elles entament une transformation de leur SI.

Le rôle clé des référents métier

Pour mener ce projet, l’équipe d’Orange Business a choisi une approche pragmatique :

s’appuyer sur un réseau de référents internes.

Ces interlocuteurs deviennent le relais entre les équipes opérationnelles et l’équipe projet.

“C’est très important d’avoir quelques personnes à qui parler, et pas des dizaines.”

Cette organisation permet :

• De centraliser les retours terrain,
• D’éviter la dispersion des décisions,
• D’accélérer les arbitrages,

Les référents deviennent également les ambassadeurs du changement auprès des équipes.

Un enseignement majeur : la qualité des données est sous-estimée

L’un des points les plus structurants du projet a été le nettoyage et la consolidation des données existantes.

Lorsque les organisations travaillent pendant des années avec Excel, il est fréquent de découvrir :

• Des doublons,
• Des incohérences,
• Des informations manquantes,
• Des structures de fichiers incompatibles.

“Avant le projet, on se disait que les données étaient propres. Et puis quand on a commencé à les consolider, on s’est rendu compte que ce n’était pas vraiment le cas.”

La migration des données s’est donc révélée plus complexe et plus longue que prévu.

Un conseil clé pour les ESN et sociétés de conseil : prévoir du temps pour auditer et nettoyer la data avant le déploiement d’un nouvel outil.

L’importance du sponsor et du management

Dans un projet de transformation, l’adhésion des équipes est un facteur critique.

Chez Orange Business, le soutien du management a joué un rôle central.

“Avoir un manager sponsor est important. Ce type de projet doit être soutenu par la direction.”

Le sponsor permet notamment :

• De légitimer le projet,
• De débloquer les arbitrages,
• De maintenir la dynamique dans la durée.

Un rôle souvent déterminant lorsque les équipes doivent changer leurs habitudes de travail.

Pourquoi Orange Business a choisi un “soft launch”

Plutôt que de lancer la solution pour tout le monde en même temps, l’équipe a choisi une approche progressive : un déploiement module par module et population par population.

Ce soft launch présente plusieurs avantages :

• Faciliter l’adoption,
• Identifier les ajustements nécessaires,
• Améliorer les supports et la formation,
• Limiter les effets de saturation côté support.

Cette stratégie permet également d’éviter un effet “big bang” souvent risqué dans les grandes organisations.

L’adoption par les sous-traitants : plus simple que prévu

Un des objectifs du projet était aussi de simplifier la gestion des prestataires externes, notamment pour le suivi des temps. Et bonne surprise : l’adoption a été rapide.

Le passage d’un Excel complexe à une application web accessible simplement a été très bien accueilli.

“En particulier quand ils ont découvert qu’ils pouvaient saisir leurs temps depuis les transports via l’application mobile !”

Les prestataires peuvent désormais :

• Se connecter facilement,
• Saisir leurs temps rapidement,
• Utiliser l’application même en mobilité.

Les 5 conseils de Romain Paillas pour réussir ce type de projet

À la fin du live, Romain a partagé plusieurs enseignements clés issus de son expérience.

1. S’entourer d’experts

L’accompagnement par des spécialistes du déploiement permet d’anticiper les pièges.

“L’accompagnement de notre experte Boond fut essentiel.”

2. Identifier des référents internes

Quelques interlocuteurs clés valent mieux que des dizaines d’utilisateurs impliqués.

3. Anticiper le nettoyage de la data

C’est souvent la phase la plus sous-estimée d’un projet.

4. Prévoir la charge côté équipes métier

Les collaborateurs participent au projet en plus de leur travail quotidien.

5. Déployer progressivement

Un soft launch permet d’absorber le changement plus facilement.

Ce qu’il faut retenir

La transformation d’un SI dans une grande organisation ne repose pas uniquement sur la technologie.

Elle dépend surtout de :

• L’organisation du projet,
• La qualité des données,
• L’accompagnement des équipes,
• La capacité à déployer progressivement.

Comme le résume très bien Romain :

“C’est un rôle de chef d’orchestre : il faut faire travailler tous les participants ensemble.”

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