Forfait ou régie : comment choisir ?

Quand on vend une prestation de service, le choix entre forfait et régie n’est pas qu’une question de contrat : c’est une décision stratégique qui influence à la fois la gestion du projet, la relation client et surtout la rentabilité. Pour faire le bon choix, encore faut-il bien comprendre les différences entre ces deux approches, leurs avantages, leurs risques… et les critères à prendre en compte selon la nature du projet. On vous raconte tout dans cet article ;)

Forfait ou régie : quelle différence ?

Reprenons les bases ;)

Forfait

Le forfait est un engagement de résultats : vous vendez un livrable spécifique, pour un montant défini avec votre client. À vous de faire en sorte de livrer en temps et en heure. Ce type de prestation de service peut être très avantageux car vous vendez une expertise complète, avec des opportunités importantes de package (services additionnels) et donc des marges plus importantes.

Toutefois, pour une ESN, le forfait est plus risqué. En effet, vous devez vous engager sur les coûts et la durée de la prestation, avant même le début du projet. Les délais peuvent être difficiles à tenir si vous n’identifiez pas en amont toutes les contraintes potentielles du projet.

Régie

La régie (ou assistance technique) est un engagement de moyens : vous mettez à disposition de votre client ou consultant, facturé à la journée. Vous vendez du temps. Plus le projet dure, plus vous générez du chiffre d’affaires, c’est donc finalement au client de bien exploiter ce temps.

Vous devez vous assurez de bien définir votre tarif journalier dès le début du projet car il vous sera ensuite plus difficile de le faire évoluer (sauf changement de consultant). Vous pouvez définir avec votre client un délai d’engagement minimal afin d’assurer la rentabilité de votre projet.

La régie est considérée comme moins risquée que le forfait, elle implique toutefois un suivi rigoureux de votre part afin d’assurer une satisfaction continue de votre client : vous vendez du temps, à vous de faire en sorte que ce temps soit le plus long possible.

Forfait ou régie : à choisir selon la nature du projet

Le modèle économique d’une prestation de service dépend de la méthode de gestion de projet choisie par vos équipes et votre client. Si vous êtes en charge de suivi commercial du projet, vous n’êtes certes pas chef de projet, mais vous devez comprendre les méthodologies qui seront appliquées.

Méthode dite classique ou traditionnelle

Le client fournit des specs détaillées de son besoin, et votre équipe doit produire un livrable bien défini.

• Les avantages : un cahier des charges complet fourni par le client qui vous aide à cadrer le projet, un client qui n’a pas besoin d’être très présent pendant le projet et ce, jusqu’à la livraison.

• Les inconvénients : l’effet “tunnel”, le client ne découvre qu’en fin de processus son livrable. Cela implique par conséquent que le client sache très bien ce qu’il souhaite.

• Forfait ou régie ? Il n’y a pas de réponse magique, mais sur un petit projet (rapide à exécuter) et sur une expertise parfaitement maitrisée de vos équipes, le forfait peut particulièrement bien s’y prêter. Les projets plus longs se prêteront également au forfait à condition d’avoir des consultants particulièrement expérimentés, tant dans leur expertise que sur la gestion de projet elle-même. Notez que vous pouvez tout à fait jalonner le projet et prévoir une phase de maintenance post-livraison qui elle sera contractualisée sous forme de régie.

Méthode agile

Les équipes vont pouvoir itérer les livraisons, jusqu’à obtenir la meilleure réponse possible au besoin du client, le client peut donc faire évoluer son besoin en cours de route.

• Les avantages : une meilleure capacité d’évolution dans les réponses apportées par vos équipes et une communication régulière avec le client (le client devient ici un véritable chef de projet).

• Les inconvénients : le client doit être moteur et très impliqué dans le projet.

• Forfait ou régie ? La régie semble davantage se prêter à ce type de prestation de service, car le client et vos équipes vont pouvoir explorer de nombreuses versions du projet jusqu’à obtenir la solution idéale pour le client. Et ce, à votre avantage si vous vendez avant tout du temps !

Sécurité financière du projet

Quelque soit le modèle retenu, vous devez vous assurer que votre projet ne dépasse pas votre seuil d’alerte de rentabilité réelle (par exemple : la rentabilité de mon projet de doit pas descendre en dessous de 18%).

• En régie : le suivi financier repose essentiellement sur votre TJM (Tarif Journalier Moyen) par consultant, et le nombre de jours facturables (déclarés dans la feuille de temps de chaque consultant). Vous suivez votre chiffres d'affaires et votre rentabilité au fil du projet.

• Au forfait : il est essentiel de définir un TJM équivalent en divisant le montant vendu par le nombre de jours effectivement passés sur le projet (versus celui estimé au lancement du projet). Cet indicateur vous donne une lecture claire de la rentabilité réelle : si le TJM équivalent chute sous le CJM (Coût Journalier Moyen) de votre consultant, c’est que le projet dérive (en temps, en coût ou en périmètre).

Pour aller plus loin

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