Facturation électronique en Belgique : votre ESN est-elle prête ?

À compter de cette échéance, les ESN belges devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique. On vous explique tout dans cet article.

Comment émettre une facture électronique ?

Votre outil de facturation doit vous permettre les actions suivantes :

• Pouvoir générer la facture au format UBL / Peppol BIS (format standard d’une facture électronique en Belgique).
• Pouvoir se connecter au réseau Peppol via un connecteur ****(ou Access Point ; par exemple, chez Boond, notre partenaire B2Brouter nous permet de gérer cette connexion).

Le réseau d’acheminement Peppol aura besoin de votre KBO/BCE ainsi que de votre numéro de TVA, afin de vous identifier comme émetteur de la facture électronique.

Peppol : un acteur central dans la facturation électronique en Belgique

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau d’échange standardisé qui permet aux entreprises et aux administrations de s’envoyer des documents électroniques (comme des factures) de manière sécurisée, inter-opérable et transfrontalière. Il est identifié comme le réseau de référence en Belgique depuis l’adoption de la facturation électronique par les entités publiques en 2024.

Pour comprendre son fonctionnement, imaginez le monde de la facturation comme celui des télécommunications :

• Chaque entreprise est un abonné,
• Les prestataires ou plateformes certifiés (Access Points) jouent le rôle d’opérateurs télécom,
• Et Peppol fournit le réseau commun qui permet à tous ces opérateurs de se parler entre eux.

Ainsi, deux entreprises peuvent échanger une facture même si elles ne passent pas par le même prestataire, du moment que leurs “opérateurs” sont connectés au réseau Peppol. Ce modèle garantit la compatibilité technique, la sécurité des échanges et la traçabilité des documents transmis.

Concrètement, comment circule ma facture sur Peppol ?

Depuis votre outil de facturation, vous générez votre facture, et grâce à votre point d’accès, votre facture électronique est envoyée sur le réseau Peppol. Le destinataire, qui doit s’être lui-même identifié via son identifiant (KBO/BCE + numéro de TVA) est reconnu, et la facture lui est alors transmise. Si votre destinataire n’est pas reconnu, votre facture ne peut être envoyée et vous êtes alerté.

En tant qu’émetteur, vous êtes informé à chaque changement de statut de votre facture :

• Envoyée
• Acceptée
• Acceptée avec réserves
• Rejetée
• En traitement
• Payée

La particularité de la réforme belge par rapport à la France est que pour le moment, aucune TVA n’est collectée durant ce processus d’envoi. Le SPF (Service public fédéral Finances) a certes accès aux données afin d’assurer le contrôle et le pré-remplissage des déclarations TVA, mais ne procède à aucun prélèvement. Ce sont les deux entreprises (émetteur et récepteur) qui conservent la donnée pour leur comptabilité et qui réalisent leurs déclarations TVA.

Et pour vos clients français ?

Vos clients français auront certes l’obligation de recevoir des factures électroniques à partir de septembre 2026, mais uniquement pour des prestations réalisées par des entreprises assujetties à la TVA et établies en France.

Donc à compter de cette échéance, vous aurez deux options :

• Envoyer votre facture électronique au format UBL via Peppol. Si votre client en France dispose d’un accès à Peppol, il pourra la récupérer directement via ce réseau.
• S’il ne dispose d’aucun accès Peppol, vous devrez alors lui envoyer de manière “classique” cette facture au format PDF par email.

En bref

La facturation électronique marque une nouvelle étape pour les ESN belges. Après le secteur public, c’est désormais l’ensemble des échanges B2B qui basculera au format électronique à partir de janvier 2026.

Grâce au réseau Peppol, devenu le standard national, les entreprises pourront émettre et recevoir leurs factures au format UBL de manière sécurisée, interopérable et conforme aux exigences européennes.

L’enjeu pour les ESN belges ? Vérifier dès maintenant que leur outil de facturation permet cette connexion au réseau Peppol, et anticiper les échanges avec leurs clients, en Belgique comme à l’étranger. Une préparation essentielle pour aborder sereinement cette nouvelle ère de la facturation numérique.

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