Comment être efficace au travail sans sacrifier sa vie perso ?

Comme beaucoup de dirigeants d'ESN, vous enchaînez les réunions et déconnectez rarement. Dans le contexte actuel de confinement, où le télétravail est généralisé, avec, pour certains d'entre vous, la présence des enfants à la maison, nous avons demandé à Alexandre Zermati auteur de l'ouvrage "Self manager", 5 actions concrètes pour être plus efficace au travail et profiter de sa vie personnelle" quelles étaient ses astuces pour optimiser son temps, mieux s'organiser et savoir aussi déconnecter.

Bonjour Alexandre, peux-tu nous expliquer dans quel contexte tu as écrit ce guide sur la productivité ?

Chez moi, c'est un processus qui a débuté il y a quelques temps. Je travaille depuis 10 ans pour le groupe Orange où je manage des équipes depuis 6 ans. Mon équipe est à 60% en télétravail. Dans ce contexte, je me suis toujours intéressé aux méthodes de "travail" : Comment les gens travaillent ? Qu'est-ce qui occupe leurs journées ? etc... En se penchant sur les récents changements, on peut noter 4 révolutions majeures :

• La démocratisation du télétravail : Bien que cela concerne aujourd'hui, dans le contexte que nous connaissons, des entreprises qui le mettent en place pour la première fois. Avant la crise sanitaire, cette organisation concernait tout de même un tiers des actifs. C'est donc un phénomène d'ampleur.
• Le phénomène d'agilité : Aujourd'hui la plupart des grands groupes se posent la question de savoir comment passer aux méthodes Agile. C'est une révolution qui change le bon sens de production des entreprises.
• L'explosion du temps passé sur les smartphones : Aujourd'hui, les américains passent 2h50, tous les jours, sur leur smartphone. En Europe, on est autour de 2h30 d'utilisation quotidienne. C'est un chiffre qui a tendance à augmenter, les usages se déplacent vers le smartphone.
• Les exigences de la génération Millenials : qui demandent aux entreprises de veiller sur leur équilibre vie pro / vie perso.

Tous ces changements, que nous avons vécus depuis 10 ans, modifient notre façon de voir le travail, notre efficacité personnelle et, bien sûr, notre équilibre entre notre vie personnelle et notre vie professionnelle. Tout s'accélère... Et quand tout s'accélère, si soi même on n'est pas capable de garder la main sur le volant, on risque de se prendre un mur. Donc l'idée de mon livre, c'est une boîte à outils pour pouvoir être plus efficace et plus serein au sein d'un monde qui évolue de plus en plus vite.

Comment, dans le contexte actuel, peut-on tenter d'améliorer sa productivité et d'optimiser son temps ?

De fait, que l'on soit pour ou contre le télétravail en tant que manager ou en tant que collaborateur, on y est obligé en ce moment. Donc, maintenant la question n'est plus de savoir si on le fait mais de comment on le fait. Dans le livre, on retrouve tout un chapitre qui est dédié à cette modalité de travail. Je parme de "modalité" car, dans l'imaginaire collectif, on peut avoir l'impression que le télétravail c'est une fleur que l'on ferait à ses collaborateurs, ce qui n'est pas le cas. C'est bien une modalité de travail. Les collaborateurs travaillent comme au bureau, mais depuis leur domicile ou un espace de coworking. Ceci a des avantages pour le collaborateur mais également pour l'entreprise. Ceci équilibre les rapports.

Donc, oui aujourd'hui, le télétravail s'est imposé, pas toujours par choix, mais on peut optimiser son organisation :

• Le cadre législatif permet de le mettre en place plus facilement qu'auparavant.
• Nous avons des outils qui permettent d'améliorer cette expérience. Par exemple, les outils de visioconférence qui sont de plus en plus perfectionnés, comme Zoom ou Skype. En plus de l'aspect visio, ces outils offrent toutes les subtilités qui aident à leur utilisation, comme par exemple sur Zoom, le fait d'avoir un fond d'écran qui évite de montrer l'intérieur de son domicile. C'est très important d'avoir ces outils de visio car cela permet de décrypter la réaction de son audience. On sait que le langage passe aussi beaucoup par la communication non-verbale, c'est donc essentiel.
• La communication asynchrone et les messageries d'entreprise comme Slack ou Discord. Ces outils permettent de maintenir le lien pendant ces périodes de télétravail, forcées ou non. Ces interfaces invitent les gens à s'exprimer de façon moins formelle que dans un mail. On y retrouvera donc, en plus des sujets professionnels, des contenus qui créent du lien : citations, GIF, plaisanteries etc... Tout ceci participe au lien social très important, que l'on soit à distance ou en présentiel.

Au delà des outils, on retrouve également tout ce qui fait partie de la méthode et de la posture. Le principe de la réunion par exemple... Faire des réunions en télétravail est un peu plus difficile et de fait, contraint à une animation rigoureuse et précise. Le rôle de l'animateur est indispensable à une réunion réussie. L'animateur d'une réunion en télétravail aura plus d'énergie à mettre dans l'animation de sa réunion car, le fait d'être à distance, nécessite de transmettre cette énergie. Ça n'est pas toujours évident mais avec un peu d'expérience, cela vient vite.

La posture du manager est également une problématique importante : ne plus être dans le contrôle mais dans la confiance. Le sentiment d'autonomie qui est laissé à chacun est vraiment essentiel dans ce cadre de travail là.

Télétravail ou pas, l'idée du livre est de donner des outils et de se dire que, tous les jours, on peut appliquer une méthode concrète pour pouvoir améliorer son efficience. On peut donc l'appliquer en ce moment, mais cela vaut pour tous les jours également. Si on prend l'exemple de l'outil Trello, c'est beaucoup plus pratique à gérer en télétravail qu'un fichier Excel, dans un collectif. Ce sont des outils dits "télétravail natifs", qui se prêtent très bien au contexte actuel également.

Penses-tu que le principe de la déconnexion, quand on travaille à la maison, est différent par rapport à un travail au bureau ?

Bien sûr il existe des différences. Le bureau est un lieu bien identifié duquel on peut déconnecter plus facilement en le quittant, physiquement. Prendre les transports par exemple, est une frontière qui matérialise la fin de la journée de travail. C'est plus difficile en ce qui concerne le télétravail car le lieu de vie est bien souvent le même que le lieu de travail.

Il existe bien sûr des bonnes pratiques :

• Avoir une pièce dédiée (même si cela reste compliqué à Paris). À minima, un endroit dédié est à privilégier.
• Un bon siège et une installation confortable.
• Éteindre le téléphone professionnel ou le laisser en dehors de son champ de vison en dehors des horaires de travail.

En résumé, s'il n'existe pas de frontière physique, il faut établir des frontières psychologiques ou des rituels. (NDLR : Par exemple, chez BoondManager, nous disons "au revoir" en fermant Slack à 18h afin de matérialiser la fin de la journée de travail)

Comment on fait moins de réunions en les faisant mieux ? Comment on apporte du qualitatif, sans le quantitatif ?

Je conseille d'écouter Louis Vareille qui travaille sur le principe de la "réuniologie", et qui en parle avec beaucoup de talent. Pour en faire moins, il faut toujours se demander si chaque réunion devait vraiment être un réunion. Il existe des outils qui aident à se poser les bonnes questions sur ce sujet, par exemple : "Should it be a meeting?" Est-ce que finalement, la problématique que je souhaitais adresser, une réunion va y répondre ? Est-ce qu'on ne peut pas l'adresser autrement ?

On peut aussi, afin d'améliorer l'aspect qualitatif :

• Faire des réunions plus courtes et caler des créneaux "réunion", par défaut, de 30 minutes maximum afin de se forcer à être plus clair sur les objectifs de la réunion. C'est LE facteur de réussite d'une réunion.
• La répartition des rôles (l'animateur, le facilitateur...), ceci afin d'être sûr que chacun puisse s'exprimer, que les débats permettent de progresser vers la prise de décision, si une décision est attendue.
• Savoir évaluer ses réunions : Les méthodes Agiles sont souvent prises en exemple. On peut citer le ROTI (Return On Time Invested ou "retour sur le temps investi"). Cela consiste à faire noter la satisfaction de la réunion, à l'issue de celle-ci, par chaque collaborateur. Ceci permet de rentrer dans une logique d'amélioration continue.

Quels sont les clés pour savoir bien prioriser ses tâches ?

Le plus important est de savoir quelle est la raison d'être de son projet ou de son poste. La raison d'être, c'est la colonne vertébrale de toute les décisions qui seront prises par la suite. C'est à cette raison d'être qu'il faudra se raccrocher lorsque l'heure de la prise de décision sera venue. Si je prends l'exemple de mon projet "écrire un livre pour aider les collaborateurs des grands groupes et des PME à être efficaces et sereins dans un monde du travail hyper connecté et agile" et toutes les décisions que je fais prendre pour articuler ce projet font être rattachées à cette raison d'être.

La deuxième clé, c'est d'utiliser des modèles qui permettent de prioriser ses tâches en fonction du niveau d'effort investi. C'est également un concept issu des méthodes agiles qui nous incite à faire des tâches qui nécessitent un effort moindre mais qui auront un maximum d'impact. Il s'agit de se poser la question : "Quel est le prochain petit pas qui aura un impact important sur le projet ?". Dans mon livre, je donne des grilles d'aide à la décision sur ces questions.

Comment, hormis avec le teletravail, peut-on changer la mentalité du présentéisme ? Que l'on soit collaborateur ou manager ?

C'est un vaste sujet... On doit commencer par se poser la question de l'état du marché de l'emploi.

Les nouveaux arrivants demandent à leur entreprise de veiller à leur équilibre vie pro / vie perso. Ils font de plus en plus leur choix par rapport à cette donnée là. C'est aussi pour cela que l'on voit de plus en plus de système de ranking ou de labels comme HappyIndex®AtWork. Les entreprises communiquent sur les conditions offertes à leurs collaborateurs et prennent en compte la notion de bien-être au travail.

Un deuxième mouvement qui change également la donne, c'est l'explosion du nombre de freelances. Aux USA, ils représentent 30 à 40% de la population active. Lorsque l'on est freelance, on a une vision qui est très différente de celle d'un salarié. Le business model du freelance, ça n'est pas d'arriver à 9h et de partir à 18h mais d'employer chaque minute à la génération de chiffre d'affaires. Ce n'est plus la notion de temps qui est importante mais l'efficience et l'impact qui prennent le dessus. Ceci amène les managers à se reposer la question : "Est-ce que mon but est d'avoir des collaborateurs qui fassent plus d'heures ou qui livrent les objectifs demandés en étant heureux de le faire ?".

Et bien sûr on peut citer le phénomène des entreprises en 100% télétravail : on demande alors à ses collaborateurs des missions mais sans surveiller leurs tâches ou leur présence. Cela rejoint également l'agilité, c'est à dire l'anti-taylorisme comme le disait Yves Christol dans mon podcast : "Que peut-on livrer le plus rapidement possible pour avoir des feed-back utilisateurs et s'améliorer ? Cela amène à découper le processus de production. Là aussi, dans le livre, j'explique très concrètement comment cela peut se traduire en terme d'efficacité personnelle.

Quelles sont les soft skills importantes pour être efficace au travail sans sacrifier sa vie perso ?

S'il y avait une soft skill majeure, c'est bien sûr celle de la gestion du temps : savoir préserver du temps pour réfléchir et savoir pour prendre du recul. Savoir se demander : "Est-ce que ce que je suis en train de faire va dans le sens de ce que l'on souhaite faire collectivement ?"; "Est-ce que les efforts que j'y mets sont proportionnels avec l'impact attendu ?". Si l'on possède ces qualités, il faut les garder précieusement ou tenter de les développer le cas échéant.

Et si, en plus, on sait collaborer avec les autres dans des organisations qui "desilotent", c'est un très bon cocktail de soft skills.

S'il y avait une tâche à optimiser, dans le contexte actuel, ça serait laquelle ? Par quoi on peut commencer ?

Dans ce contexte : préserver le collectif et veiller mutuellement à ce que chacun aille bien ! Cette période risque de durer, et donc je conseillerais de prendre, plusieurs fois par semaine, 15 à 30 minutes avec ses équipes pour échanger, se raconter les petits tracas de chacun et les solutions apportées.

Les grands principes de ce guide pour apprendre à se manager, tout en améliorant sa productivité et en préservant sa vie personnelle sont :1. redonner du sens à ses actions en adoptant les principes agiles.2. automatiser son workflow.3. Être productif sans stress en se concentrant sur l'essentiel.4. collaborer sans efforts en démultipliant son impact à l'oral, en réunion ou à l écrit.5. déconnecter plus facilement pour avoir plus de temps dans sa vie perso.À retrouver très vite dans toutes les bonnes librairies et disponible aussi en version digitale !