El crecimiento de una empresa de servicios y consultoría ya no depende únicamente de la calidad de sus consultores ni de la pertinencia de su posicionamiento en el mercado. Depende cada vez más de un factor a menudo subestimado: la capacidad de su sistema de información para respaldar la ejecución operativa.‍

Contratar más rápido, asignar mejor los recursos, facturar sin fricciones, pilotar en tiempo real… Estos desafíos están hoy en el centro del rendimiento. Sin embargo, en muchas empresas de servicios y consultoría, el sistema de información se ha construido por capas sucesivas, al ritmo de las urgencias y de las necesidades de cada área, hasta formar una acumulación de herramientas heterogéneas, poco conectadas entre sí.

Es precisamente ahí donde la cartografía del SI se convierte en un ejercicio clave: permite visualizar las rupturas, las redundancias y los puntos de fricción que ralentizan el crecimiento, a menudo sin que la empresa sea plenamente consciente de ello.

¿El resultado? Fricciones invisibles, pero costosas, que frenan el crecimiento, generan errores y agotan a los equipos.

A partir de una cartografía típica del SI de una empresa de servicios y consultoría, analicemos las 7 fricciones principales que todavía frenan con demasiada frecuencia el rendimiento global.

#1 Una gestión basada en datos poco fiables

En la cima del sistema de información, la dirección busca pilotar la actividad: facturación, tasa de staffing, margen, previsiones, crecimiento.

En la práctica, este pilotaje se basa todavía muy a menudo en:

• cuadros de mando de BI reconstruidos manualmente,
• exportaciones a Excel procedentes de distintas herramientas,
• consolidaciones mensuales largas y frágiles, a menudo vinculadas a errores de doble introducción de datos.

La fricción clave

Cuando los datos proceden de múltiples fuentes (ATS, CRM, SIRH, herramientas contables) no sincronizadas, la fiabilidad se vuelve relativa. Las cifras difieren según los departamentos, los indicadores se recalculan de forma distinta y las decisiones se apoyan más en la intuición que en datos compartidos.

Consecuencia directa‍

• Pérdida de confianza en las cifras,
• Arbitrajes tardíos,
• Un pilotaje retrospectivo en lugar de predictivo.

#2 Reclutadores sin visibilidad sobre las necesidades reales

En el área de reclutamiento, los equipos suelen utilizar:

• un ATS,
• archivos Excel de seguimiento,
• en algunos casos, herramientas complementarias no conectadas con el resto del SI.

La fricción clave
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Los reclutadores a menudo carecen de visibilidad sobre:

• las necesidades comerciales reales,
• los proyectos futuros,
• las prioridades del negocio.

Trabajan a partir de información parcial u obsoleta, transmitida de manera informal por los equipos comerciales.

Consecuencia directa

• Reclutamientos desconectados de las necesidades reales,
• plazos de staffing más largos,
• tensiones entre los equipos de reclutamiento y de ventas.

#3 Comerciales que eluden las herramientas

Los equipos comerciales se apoyan en un CRM, a veces complementado por:

• archivos Excel,
• herramientas de llamadas telefónicas,
• soluciones de mailing.

La fricción clave
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Ante la falta de una herramienta realmente adaptada a las especificidades de las empresas de servicios y consultoría (gestión de competencias, staffing, intercontratos), los comerciales a menudo eluden el SI oficial.

Buscan perfiles directamente, solicitan a los reclutadores fuera de los procesos o mantienen sus propios archivos.

Consecuencia directa

• Duplicados,
• pérdida de información,
• falta de trazabilidad sobre las oportunidades y las necesidades de los clientes.

#4 Una gestión de RR. HH. fragmentada y redundante

La función de RR. HH. debe gestionar:

• el ciclo de vida del colaborador,
• la nómina,
• los contratos,
• los tiempos de trabajo.

Generalmente se apoya en un ERP, un SIRH y… mucho Excel.

La fricción clave
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La ausencia de continuidad entre reclutamiento, gestión de RR. HH. y operaciones genera:

• dobles introducciones de datos en la contratación,
• riesgos de error contractual,
• una carga administrativa importante.

Consecuencia directa

• Pérdida de tiempo para los equipos de RR. HH.,
• riesgos jurídicos y sociales,
• una experiencia del colaborador degradada desde el onboarding.

#5 Una introducción manual de los tiempos, fuente de errores

La gestión de los tiempos es un punto neurálgico para las empresas de servicios y consultoría: condiciona la facturación, el seguimiento del margen y el análisis de la rentabilidad.

La fricción clave
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Cuando la introducción de los tiempos es:

• manual,
• desconectada de los proyectos y contratos,
• poco controlada,
  … se convierte en una fuente importante de errores.

Consecuencia directa

• Desviaciones entre lo realizado y lo facturado,
• correcciones de fin de mes que consumen mucho tiempo,
• pérdida de margen no identificada.

#6 Falta de visibilidad sobre los periodos de intercontrato

El intercontrato es a la vez un reto financiero y de RR. HH. Sin embargo, en muchas empresas de servicios y consultoría, se gestiona de forma deficiente.

La fricción clave
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Ante la falta de datos consolidados entre:

• la disponibilidad de los consultores,
• las necesidades comerciales,
• las proyecciones de proyectos,
  … los periodos de intercontrato se sufren en lugar de anticiparse.

Consecuencia directa

• Decisiones tardías,
• mala asignación de los recursos,
• disminución de la rentabilidad global.

#7 Una facturación bajo tensión permanente

En el área financiera, los equipos deben lidiar con:

• herramientas contables,
• exportaciones a Excel,
• datos incompletos o tardíos procedentes de otros departamentos.

La fricción clave
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La ausencia de continuidad entre:

• las necesidades comerciales,
• los proyectos realizados,
• los tiempos introducidos,
• los contratos con los clientes,
  … obliga a los equipos de administración de ventas (ADV) a relanzar constantemente a los comerciales para poder facturar correctamente.

Consecuencia directa

• Facturación retrasada,
• tensiones internas,
• riesgo de litigios con los clientes.

Salir de los silos de herramientas: una solución de negocio unificada

La respuesta a las fricciones del sistema de información no pasa por la acumulación de nuevas herramientas, sino por una solución de negocio unificada, concebida para cubrir todo el ciclo operativo de una empresa de servicios y consultoría: desde la necesidad del cliente hasta la facturación, pasando por el reclutamiento, el staffing, la gestión de los tiempos y el pilotaje.

Una solución unificada permite:

• una circulación fluida de la información entre los equipos,
• un dato único y compartido, sin reintroducción ni rupturas,
• una visión transversal y en tiempo real de la actividad.

Al salir de los silos, los equipos dejan de trabajar “uno al lado del otro” para trabajar juntos, con procesos alineados con la realidad del negocio.

Transformar el SI en una palanca de rendimiento gracias a una plataforma unificada

Cuando se apoya en una plataforma de negocio unificada, el sistema de información deja de sufrir el crecimiento: lo acompaña y lo acelera.

El SI se convierte entonces en:

• una herramienta de pilotaje proactivo, y no de reporting a posteriori,
• una palanca para asegurar la rentabilidad,
• un factor de fluidez operativa para todos los equipos,
• una base fiable para anticipar, decidir y arbitrar con mayor rapidez.

En 2026, las empresas de servicios y consultoría más eficientes no serán las que tengan más herramientas, sino las que cuenten con un sistema de información unificado, coherente y alineado con sus retos de negocio.‍