¿Cuánto cuesta realmente su gestión en Excel?

Antes de seguir leyendo, tómese un momento: ¿cuánto tiempo pasan sus equipos cada mes intentando “ponerse al día” con Excel? ¿Cuántos errores de facturación, duplicados o versiones contradictorias ha sufrido ya?

Este artículo le invita a poner cifras a sus irritantes: ese tiempo perdido, esa desorganización silenciosa y esos márgenes que se evaporan poco a poco.

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#1 El verdadero coste operativo: del tiempo perdido al valor destruido

Sus reclutadores se están tirando de los pelos, sus comerciales evitan la oficina desde hace varios días, su equipo de administración de ventas los persigue activamente dejando avisos de búsqueda junto a la máquina de café, y su director financiero no ha salido de su despacho desde hace 3 días. No hay duda: ¡se acerca la hora del reporting mensual!‍

¿Y por qué es una prueba tan complicada?

Algunas señales de alerta:

• Cada departamento gestiona sus propios archivos Excel; y seamos sinceros, eso da lugar a 5 versiones diferentes del mismo dato.
• Centralizar y consolidar la información se convierte en un auténtico maratón… pero sin puestos de avituallamiento.
• El más mínimo error de copiar y pegar cuesta días de correcciones y márgenes perdidos… ¿Así que por eso Christophe estaba insultando a su pantalla ayer?? #empatía

Según un estudio de MarketWatch (2024), el 88 % de las hojas de cálculo de Excel contienen errores.

¿Y cómo afecta esto a la moral de los equipos?

Usted ha contratado a cada uno de sus colaboradores para que contribuyan al rendimiento de su empresa, sin embargo:

• Sus equipos pierden tiempo en tareas de bajo valor añadido, una media de 6 horas por semana y por manager, según el testimonio de la empresa Atyx.
• Sus datos no están trazados: cada mes aparecen errores de facturación y retrasos, lo que pone a sus equipos bajo tensión.
• Surge una sensación de ineficacia colectiva: cada equipo responsabiliza al otro; sus colaboradores ya no se comunican entre sí, solo se envían archivos.

Un informe de Forrester (2023) revela que los trabajadores que utilizan herramientas digitales inadecuadas afirman dedicar entre el 20 % y el 30 % de su tiempo a tareas que podrían automatizarse o racionalizarse con la tecnología adecuada.

¿Cómo solucionarlo?

Un ERP especializado centraliza, automatiza y asegura sus procesos: reúne a sus equipos alrededor de una única fuente de datos. Cada persona accede a la información en tiempo real. En resumen, gana productividad de inmediato y elimina las redundancias.

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#2 El coste oculto de los procesos no automatizados‍

Podemos conformarnos con pilotar el rendimiento comercial a través de un pipeline de firmas: mis comerciales han estado muy eficaces y cerraron grandes operaciones el mes pasado. Pero, en el departamento financiero, la situación no es tan positiva: los proyectos facturados no son realmente rentables y apenas se supera el umbral mínimo de rentabilidad.

Muy a menudo, en una organización que depende de múltiples archivos, cada área consolida un “archivo maestro” gestionado por una sola persona. Cada operación depende de esos archivos únicos… y obliga a los equipos a elaborar reportings manuales.

¿Por qué es un problema?‍

• Estos múltiples cruces entre archivos generan errores o imprecisiones,
• La introducción de los partes de actividad (CRA) es manual y requiere un control riguroso,
• El seguimiento de tiempos se realiza con retraso (claro, ¡el tiempo de corregirlo todo!),
• Los márgenes reales de producción se calculan a posteriori.

En resumen, los equipos navegan a ciegas:‍

• Su pilotaje se desvía y sus decisiones se basan en datos obsoletos.
• Los comerciales y los managers pasan más tiempo produciendo datos que pilotando.
• ¿Y en caso de ausencia o salida de alguien? Todas las operaciones se bloquean, lo que ralentiza su rendimiento.

Según el Barómetro TVH Consulting (2024), el 39 % de las empresas encuestadas considera el análisis de datos como el principal desafío a afrontar.

¿Cómo solucionarlo?

Las empresas de servicios tecnológicos equipadas con una solución como Boond observan hasta un 30 % de mejora en su eficacia global.
Automatizar sus procesos libera tiempo para el verdadero valor añadido de sus equipos:

• Mejor staffing y seguimiento de consultores
• Mejor prospección y seguimiento de clientes
• Consolidación simplificada y sin errores
• Mejora de los márgenes

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#3 El coste estratégico: las malas decisiones “no anticipadas”‍

Sus clientes quieren soluciones rápidas y a medida. Pero ¿cómo lograrlo con equipos fragmentados y prioridades que compiten entre sí? Una organización colaborativa permite responder mejor a estas necesidades y, al mismo tiempo, mejorar los procesos internos.

¿Qué es lo que falla?‍

• Sin una visión consolidada, es imposible anticipar sus periodos entre proyectos, los picos de actividad y los riesgos de sobrecarga.
• Sus equipos trabajan cada uno con sus propios archivos, no comparten los datos y no se comunican.
• Sus datos están obsoletos y usted pilota a ciegas, a menudo con 2 o 3 semanas de retraso.

¿Por qué frena su rendimiento?‍

• Pierde oportunidades comerciales porque no puede proporcionar el perfil adecuado en el momento adecuado.
• Sus medidas correctivas llegan demasiado tarde, lo que genera pérdidas de clientes o sobrecostes de RH.
• Cada día aumenta un poco más la brecha entre sus objetivos y su capacidad real para alcanzarlos.

Según un estudio de Arthur D. Little (2022), el 78 % de las empresas declara un aumento de productividad al adoptar un ERP centralizado, lo que simplifica la gestión de datos entre departamentos y favorece decisiones más ágiles.

¿Cómo solucionarlo?‍

Una solución ERP proporciona indicadores en tiempo real (tasa de ocupación, margen, DSO, necesidades abiertas) para pilotar antes de que aparezcan los problemas.

Excel no es gratuito: le cuesta su crecimiento‍

El coste de Excel no se mide por su licencia, sino por su TCO (Total Cost of Ownership) oculto: el tiempo perdido, los errores acumulados y las oportunidades desaprovechadas. Sí, una empresa de servicios tecnológicos puede crecer con Excel… hasta cierto punto. Pero, a partir de 40 a 60 colaboradores, la hoja de cálculo se convierte en un factor de desorganización sistémica.

Boond, ERP especializado, ayuda hoy a más de 2.000 empresas de servicios tecnológicos a transformar ese caos invisible en un pilotaje fluido, rentable y previsible. En pocas palabras: sustituye sus archivos dispersos por un verdadero copiloto de crecimiento.

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