Ordre de mission en ESN : un incontournable lors des déplacements des collaborateurs

L’ ordre de mission est un document important dans les ESN, SSII, cabinets de conseil etc. car il protège autant l’employeur que le collaborateur, ce dernier étant la plupart du temps en mission chez le client. L’ ordre de mission précise les conditions du déplacement et de prise en charge des frais professionnels liés à la mission. N’oubliez pas de le délivrer à vos collaborateurs avant chaque déplacement.

L’obligation pour l’employeur de délivrer un ordre de mission avant le départ en mission

Dans les métiers du conseil et de l’ingénierie, les managers ne sont pas rares à penser que l’ ordre de mission est un document accessoire, estimant qu’il n’est pas utile de le délivrer ou qu’il peut être remis après que la mission ait débuté, voire à la fin.
La Convention Collective Syntec prévoit qu’un ordre de mission doit être établi avant l’envoi d’un collaborateur en déplacement (art 51).

Pour le collaborateur, l’ ordre de mission prouve qu’il a été missionné par l’employeur

L’ ordre de mission permet au collaborateur de prouver qu’il a été missionné et qu’il agit pour le compte de l’employeur.
En cas d’accident de trajets ou sur les lieux de la mission, la prise en charge des soins et des indemnités journalières par exemple, relèvera de la branche des risques et maladies professionnelles, et non de la branche maladie, généralement moins favorable.
Dans tous les cas, du moment que le collaborateur a agi dans le cadre de la mission confiée, c’est la responsabilité de l’employeur, et non celle du collaborateur, qui pourra être engagée.
Par ailleurs, l’ ordre de mission accompagne généralement les justificatifs des dépenses qui seront remboursées par l’employeur.

L’ ordre de mission doit comporter impérativement certaines mentions

L’ ordre de mission peut prendre soit la forme d’une lettre, soit d’un formulaire. Un simple mail ne peut suffire à constituer un ordre de mission.
Pour être valable, l’ordre de mission comportera les nom et prénom du collaborateur, exposera l’identification du client et du lieu de la mission, le motif et les conditions du déroulement de la mission, ses dates, heures de début et de fin de la mission, le ou les moyens de transport utilisés, l’organisation du temps de travail, les conditions d’hébergement et de restauration, les obligations du collaborateur, etc.

Le collaborateur pourra être défrayé en utilisant son véhicule personnel si l’employeur le précise dans l’ordre de mission. Toutefois, le collaborateur devra vérifier au préalable auprès de son assurance si l’utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles est bien couverte. L’employeur peut demander une attestation d’assurance à son collaborateur pour s’en assurer.

L’ ordre de mission peut être ponctuel ou permanent.

Si les déplacements sont fréquents, l’employeur peut délivrer un ordre de mission permanent. Ce dernier, assez semblable à l’ordre de mission ponctuel, indiquera en particulier le périmètre géographique de circulation (un département, une région, la France entière, etc.). Ces ordres sont en général d’une durée maximum d’un an.

L’édition des ordres de mission facilitée pour les ESN, SSII, cabinets de conseil, etc. grâce à l’ERP BoondManager

Grâce à l’ERP BoondManager, générez en quelques clics un ordre de mission à partir de modèles préconfigurés. Joignez-le ensuite dans la fiche prestation concernée.
Visionnez ce tuto vidéo pour constater à quel point il est facile de créer des ordres de mission dans BoondManager.

https://youtu.be/o5c2n4vec8g

Crédits photos : Jr Casas / Fotolia.fr / BoondManager