Combien coûte réellement votre gestion sous Excel ?

Avant de lire la suite, prenez un instant : combien de temps vos équipes passent-elles chaque mois à “rattraper” Excel ? Combien d’erreurs de facturation, de doublons ou de versions contradictoires avez-vous déjà subies ?

Cet article vous invite à chiffrer vos irritants : ce temps perdu, cette désorganisation silencieuse et ces marges qui s’évaporent peu à peu.

#1 Le vrai coût opérationnel : du temps perdu à la valeur détruite

Vos recruteurs s’arrachent les cheveux, vos commerciaux évitent vos locaux depuis quelques jours, vos ADV les traquent activement en laissant des avis de recherche à la machine à café, et votre DAF n’a pas quitté son bureau depuis 3 jours. Aucun doute possible : c’est bientôt l’heure du reporting mensuel !

Et pourquoi est-ce une telle épreuve ?

Quelques red flags :

• Chaque service gère ses propres fichiers Excel ; et qu’on se le dise, cela donne 5 versions différentes de la même donnée.
• Centraliser et consolider la donnée devient un vrai marathon, mais sans stand de ravitaillement.
• La moindre erreur de copier-coller coûte des jours de correction et des marges perdues … C’est donc pour ça que Christophe insultait son écran hier ?? #empathie

Selon une étude de MarketWatch (2024), 88 % des feuilles de calcul Excel contiennent des erreurs.

Et comment cela impacte le moral des troupes ?

Vous avez recruté chacun de vos collaborateurs afin qu’ils contribuent aux performances de votre société, cependant :

• Vos équipes perdent du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée, en moyenne 6h par semaine et par manager, selon le témoignage de la société Atyx.
• Vos données ne sont pas tracées : des erreurs de facturation et des retards surviennent chaque mois, mettant vos équipes sous tension.
• Un sentiment d’inefficacité collective fait surface : chaque équipe rejette sur l’autre la responsabilité; vos collaborateurs ne communiquent plus entre eux, ils se renvoient des fichiers.

Un rapport de Forrester (2023) révèle que les travailleurs disposant d’outils numériques inadéquats déclarent consacrer 20 à 30 % de leur temps à des tâches qui pourraient être automatisées ou rationalisées grâce à une technologie appropriée.

Comment y remédier ?

Un ERP métier centralise, automatise et fiabilise vos processus : vous réunissez vos équipes autour d’une seule source de données. Chacun.e accède à la donnée en temps réel. En bref, vous gagnez immédiatement en productivité et vous supprimez les redondances.

#2 Le coût caché des process non automatisés

On peut se satisfaire de piloter sa performance commerciale à travers un pipe de signatures : mes commerciaux sont performants et ont gagné de très belles affaires le mois dernier. Sauf, que chez le DAF, c’est la soupe à la grimace : les projets facturés ne sont pas vraiment rentables, on dépasse avec peine le seuil de rentabilité minimal.

Très souvent, dans une organisation qui s’appuie sur de multiples fichiers, chaque pôle consolide un “fichier maitre”, détenu par une seule personne. Chaque opération dépend donc de ces fichiers uniques …. et contraint les équipes à constituer des reportings à la main.

Pourquoi c’est un problème ?

• Ces multiples croisements entre fichiers génèrent des erreurs ou imprécisions,
• La saisie des CRA est manuelle, et implique un contrôle rigoureux,
• Le suivi des temps se fait en décalé (et oui, le temps de tout corriger !),
• Les marges réelles de production sont calculées à posteriori.

En bref, les équipes naviguent à vue :

• Votre pilotage dérive, vos décisions se basent sur des données obsolètes.
• Les commerciaux et managers passent plus de temps à produire de la donnée qu’à piloter.
• En cas d’absence ou de départ ? Toutes les opérations sont bloquées, et cela ralentit votre performance.

Selon le Baromètre TVH Consulting (2024), 39% des entreprises interrogées considèrent l’analyse de la donnée comme le principal défi à relever.

Comment y remédier ?

Les ESN équipées d’une solution comme Boond constatent jusqu’à 30% de gain d’efficacité globale.

Automatiser vos processus libère du temps pour la valeur ajoutée de vos équipes :

• Meilleur staffing & suivi consultant
• Meilleur prospection & suivi client
• Consolidation simplifiée & sans erreurs
• Amélioration des marges

#3 Le coût stratégique : les mauvaises décisions “non anticipées”

Vos clients veulent des solutions rapides et sur mesure.  Mais comment faire avec des équipes fragmentées et des priorités concurrentielles ? Une organisation collaborative permet de mieux répondre à ces besoins tout en améliorant les processus internes.

Qu’est-ce qui coince ?

• Sans vision consolidée, il est impossible d’anticiper vos intercontrats, les pics d’activité et les risque de surchage.
• Vos équipes travaillent chacune sur leurs fichiers, ne partagent pas les données et ne communiquent pas.
• Vos données sont obsolètes et vous pilotez à vue, souvent avec 2 ou 3 semaines de retard.

Pourquoi ça freine vos performances ?

• Vous manquez des opportunités commerciales, car vous ne pouvez fournir le bon profil au bon moment.
• Vos mesures de correction surviennent trop tard, cela génère des pertes de clients ou encore des surcoûts RH.
• Il y’a un décalage chaque jour plus grand entre vos objectifs et votre capacité à les atteindre.

Selon une étude Arthur D. Little (2022), 78% des entreprises rapportent une hausse de productivité en adoptant un ERP centralisé, ce qui simplifie la gestion de données entre départements et favorise des décisions plus réactives.

Comment y remédier ?

Une solution ERP fournit des indicateurs en temps réel (taux d’occupation, marge, DSO, besoins ouverts) pour piloter avant que les problèmes n’arrivent.

Excel n’est pas gratuit : il coûte votre croissance

Le coût d’Excel ne se mesure pas à sa licence, mais à son TCO (Total Costs of Ownership) caché : le temps perdu, les erreurs accumulées et les opportunités manquées. Oui, une ESN peut grandir avec Excel, jusqu’à un certain point. Mais passé 40 à 60 collaborateurs, le tableur devient un facteur de désorganisation systémique.

Boond, ERP métier, aide aujourd’hui plus de 2 000 ESN à transformer ce chaos invisible en un pilotage fluide, rentable et prévisible. En clair : vous remplacez vos fichiers dispersés par un véritable copilote de croissance.

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