Rendre ses réunions plus efficaces et moins chronophages, que l’on soit au bureau ou à distance, est un enjeu de productivité majeur pour les ESN et cabinets de Conseil.

Nous passons en moyenne 9 semaines par an en réunion, mais seulement une réunion sur deux (52 %) est considérée comme efficace. En effet, les réunions contreproductives donnent aux collaborateurs, le sentiment de perdre leur temps et cela peut avoir un impact négatif sur leur moral.

Les réunions performantes, au contraire, sont un lieu de rassemblement et d’engagement où qui peuvent conduire à des décisions stratégiques.

 

 

Fixer des objectifs

S’il n’y avait qu’une bonne pratique à retenir, cela serait surement : «Pas d’objectif ? Pas de réunion !»

En effet, il convient que définir un ou plusieurs objectifs clairs et connus de tous : s’agit-il de produire des idées ? De trouver une solution à un problème donné ? De prendre une décision ? De mobiliser les équipes sur un projet ?

Il est essentiel d’exprimer, en termes clairs, le résultat attendu, et ce, en amont de la réunion. Quelle sera la finalité de cette réunion ? Qu’en attendent les organisateurs ?

Cela permettra aux équipes de se préparer et de mieux anticiper.

Il existe de nombreux outils pour vérifier si une réunion va répondre à sa problématique. Ou si, au contraire, il existe une autre façon de répondre à l’objectif. On peut citer par exemple “Should it be a meeting

Pour bien commencer votre réunion, rappelez en introduction de celle-ci pourquoi vous êtes réunis, pendant combien de temps et quel résultat vous souhaitez accomplir.

 

Soigner son casting

Deuxième point essentiel : qui participe à la réunion ?

Inviter des collaborateurs qui ne seraient pas directement concernés par l’objectif principal risquerait de faire perdre en efficacité à votre réunion.

Il convient de n’inviter que les éléments essentiels :  ceux qui pourraient concourir à la réussite de votre but.

“Les bons participants réunis sur le bon sujet” : cela permet de créer un climat d’empathie, d’écoute et d’aller à l’essentiel.

 

 

Limiter dans le temps

Pour être efficace, faites court ! Limiter vos réunions dans le temps vous efforcera à être plus clair sur vos objectifs.

Plus une réunion est longue, plus les participants vont avoir tendance à perdre en concentration. De plus, les tentations et sollicitions sont grandes : répondre à ses mails, jouer avec son smartphone etc..

Une réunion limitée dans le temps, vous fera gagner en clarté, vous incitera à rester concis et intéressant.

Et pourquoi ne pas s’inspirer des techniques de “stand-up meeting” pour garder l’éveil et la concentration ?

 

Instaurer la confiance 

La répartition des rôles est un autre point essentiel pour garantir le succès de votre réunion.

L’animateur doit être méthodique. Il se doit d’être attentif aux participants. C’est de son organisation que va dépendre l’interactivité, facteur de réussite de la réunion.

Si les participants lui font confiance, ils auront plus confiance en eux quand ils prendront la parole.

Quand un collaborateur sort d’une réunion en confiance, cela participe au succès de votre entreprise car cela va favoriser le passage à l’action et la motivation.

À l’issue de votre réunion il convient également de remercier, gratifier et reconnaître la contribution de chacun.

 

Progresser

Votre objectif est de toujours « faire mieux demain ».  Ainsi, toute réunion devrait se terminer par un temps, même court, consacré collectivement à s’interroger sur la qualité du résultat atteint. C’est le moment pour identifier des pistes pour s’améliorer.

Qu’avons nous bien fait et que ferons nous mieux demain ? L’idée est de s’inscrire dans le progrès permanent.

Parmi les moyens d’évaluer l’efficacité de votre réunion, on peut citer le ROTI (Return On Time Invested ou “retour sur le temps investi”) pour rentrer dans une logique d’amélioration continue.

 

En résumé

La réunion est le moment idéal pour mobiliser une équipe, activer des compétences, décider des actions et célébrer les succès.

En suivant ces quelques bonnes pratiques, vos équipes prendront plaisir à construire, ensemble, la solution à l’objectif de la réunion : cela rendra l’expérience agréable.

Une réunion est réussie dès lors que :

  • L’objectif est atteint
  • Tout le monde a apporté sa pierre à l’édifice
  • Chacun en retire les leçons pour faire encore mieux la prochaine fois

Ainsi, votre société pourra évoluer dans une culture où respect mutuel et performance collective sont au coeur de chaque décision.