RH et recrutement • février 2023

Trame d’entretien annuel en ESN : téléchargez le modèle gratuitement

Parce que nous savons que la trame d’entretien annuel est longue à préparer, BoondManager facilite votre quotidien. L’entretien annuel est une évaluation des objectifs et missions de vos collaborateurs. Il vise à suivre leurs performances et faire le bilan de l’année écoulée. Cet exercice doit être préparé en amont par le manager et le collaborateur, pour permettre, sur la base d’un bilan partagé, d’insuffler énergie et motivation. La préparation passe par la création d’une trame d’entretien annuel.

Les entretiens annuels sont très importants en ESN et cabinets de conseil où les consultants passent la plus grande partie de leur temps chez les clients et peuvent parfois se sentir isolés.

Pour le manager, dont la mission principale est d’accompagner son équipe et de faire progresser ses collaborateurs, la marge d’action peut est limitée du fait de la relation à distance. Il peut lui être difficile de suivre les projets, et de contrôler l’adéquation entre la charge de travail et les moyens affectés.

Le Manager doit proposer une date d’entretien suffisamment à l’avance. Ce temps est nécessaire pour que le collaborateur puisse se préparer et que l’entretien soit profitable.

Entretien annuel : coté Collaborateur

Cette préparation consiste tout d’abord à se rappeler les faits marquants de l’année : l’effectif de l’équipe a-t-il augmenté ? Les projets ont-ils été plus stimulants ? Des process ont-ils été modifiés ?

Il lui faudra ensuite faire le bilan des objectifs atteints et non atteints et de réfléchir aux raisons des succès et des échecs. Lorsque les objectifs sont dépassés, il faudra se demander si cela est dû à un contexte exceptionnel ou au fruit direct des actions entreprises, bref à quoi est attribuée l’atteinte des résultats. En cas de non-atteinte d’objectifs, tout en restant le plus objectif possible, le collaborateur doit essayer de réfléchir aux raisons de ces échecs et admettre sa part de responsabilité, si cela est le cas.

Avant l’entretien, le collaborateur se doit également d’élaborer un plan d’action ou avoir des propositions de façon à améliorer son travail pour l’année qui vient.
Cette étape de bilan des faits marquants et de l’atteinte des objectifs est complétée par une auto-évaluation des compétences du collaborateur. En faisant preuve de la plus grande lucidité possible, le collaborateur s’interrogera sur ses points forts et ses points faibles. Cette démarche peut appuyer une redéfinition des missions ou mettre en lumière des nécessités de formation.

Pour finir, le collaborateur pourra réfléchir à son avenir professionnel.

Entretien annuel : côté Manager

Préparation de la trame d’entretien annuel

En guise de préparation, le manager devra se poser des questions semblables à celles du collaborateur en termes de faits marquants et d’atteintes des objectifs.

Pour l’évaluation des compétences du collaborateur, il gardera à l’esprit que toute appréciation doit être justifiée par des éléments objectifs et quantifiés. Ici encore, l’improvisation est fortement déconseillée. Un sentiment ou une impression ne saurait suffire à appuyer une évaluation négative du collaborateur.
Le manager déterminera ensuite les objectifs souhaités pour l’année à venir.

L’objectif du Manager ? Que le collaborateur ressorte de l’entretien avec une motivation à toute épreuve.
Pour réussir, chacun va devoir s’adonner à un exercice où les maîtres mots sont notamment « dialogue », « écoute » et « ouverture d’esprit ».

Au-delà des mots, la réussite de l’entretien va dépendre de l’attitude positive du comportement de chacun. Le verbal est aussi important que le non verbal. En effet, les attitudes trahissent parfois les discours.

« Confronter » ne veut pas dire « s’affronter ». Un entretien annuel ne doit pas être un moment où les comptes se règlent. Il est plus constructif de se focaliser sur la façon dont les choses peuvent être améliorées.

Au moment de l’évaluation des compétences, le manager devra faire un effort particulier d’explication et de justification de ses propos. Ceci permet au collaborateur de s’assurer que le manager tient bien son rôle, le connaît suffisamment et suit son travail comme il se doit. Ce n’est qu’à ce titre que le manager sera crédible dans son appréciation. D’une certaine façon, le collaborateur évalue aussi son manager.

Le moment de la fixation des objectifs pour l’année à venir est un moment très important. Un bon objectif se doit d’être partagé et faire l’objet d’une négociation entre le manager et le collaborateur. Cette négociation peut porter sur les moyens, le niveau du résultat à atteindre, la temporalité, le nombre d’objectifs à atteindre simultanément, etc. Le manager a tout intérêt à accepter et mener judicieusement cette négociation. Un objectif négocié a plus de chances d’être réellement accepté par le collaborateur et atteint. Le collaborateur, quant à lui, doit saisir l’opportunité d’être acteur dans les décisions de fixation des objectifs.

La dernière étape de l’entretien, résolument tournée vers l’avenir, peut augmenter considérablement la motivation du collaborateur. En effet, en exprimant ses souhaits d’évolution professionnelle, le collaborateur se prête à rêver à une situation désirée, ce qui constitue un fort moteur d’engagement. Le manager prendra le temps d’écouter attentivement le collaborateur, d’approfondir ses doléances, sa vision, l’idéal étant qu’elles correspondent à des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.