5 bonnes pratiques pour mieux manager à distance

Alors que le deuxième confinement de l’année 2020 a bouleversé, une fois de plus, les habitudes des ESN et cabinets de conseil, il peut-être intéressant de prendre un peu de hauteur pour s’interroger sur la façon d’optimiser le management.

En effet, au-delà du pilotage de l’activité, les directions et les managers de sociétés de services ont à coeur de stimuler et de maintenir la motivation de leurs équipes à distance, afin de développer le sentiment d’appartenance, la dynamique d’équipe et la productivité.

La tâche n’est pas aisée, d’autant que les managers eux-mêmes sont impactés à leur niveau. Dans un contexte potentiellement anxiogène, comment rassurer quand l’on est soit-même inquiet ? Comment prendre soin de ses collaborateurs et éviter toute détresse psychologique ?

Voici 5 bonnes pratiques qui ne relèvent pas uniquement d’un management de crise, mais plutôt d’améliorations, à repenser sur le long terme.

1. L’écoute, le soutien et la bienveillance

Votre sens de l’écoute, de la communication et de la bienveillance sont essentiels pour maintenir le moral, la cohésion et la coopération.

Cette période peut également être l’occasion d’expérimenter des pratiques managériales plus participatives. Encouragez vos collaborateurs à proposer des initiatives pour l’équipe, à se lancer dans de nouveaux projets et à développer leurs compétences…

2. Les bons outils & les bons process

La réorganisation du travail en confinement passe par la mise en place d’outils pertinents et efficaces. Mais cela ne s’arrête pas là, il convient de s’assurer que tout le monde maîtrise les outils, sait où trouver de l’information en cas de besoin et sache pourquoi ces outils sont déployés.

Quels que soient les outils choisis et mis en place, le triptyque « discuter / stocker / se voir » reste une base essentielle. On peut citer, parmi les plus connus, Slack, Skype, Drive, Dropbox, Zoom, Teams…

De la phase d’onboarding au management au quotidien, tout doit être pensé afin de faciliter la communication, la collaboration et le partage d’informations, de façon facile et agréable.

Une mauvaise pratique de management en période de confinement est la surveillance à outrance, contraire aux principes de confiance, pourtant essentiels. N’imposez pas à vos équipes ce que vous ne feriez pas en présentiel !

Avoir de bons outils est important mais pour quoi faire ? Voici quelques bonnes idées pour votre ESN :

• Un canal Slack dédié aux bonnes nouvelles : uniquement du positif ! Cela fait du bien au moral de chacun.
• Un process clair pour déjouer les problèmes techniques : par exemple un canal Slack « support interne » qui permet de gérer rapidement les blocages sans polluer les autres membres des équipes.

3. L’équilibre dans l’organisation des réunions

En confinement, comme le reste de l’année, il convient de respecter les bonnes pratiques des réunions : un objectif, un ordre du jour, un timing, un animateur, les bons invités etc..

Cela devient d’autant plus vrai dans cette période où certains managers peuvent avoir tendance à vouloir organiser trop de réunions, par manque de confiance, ce qui peut être contre-productif.

Lors des échanges, assurez-vous que chacun puisse prendre la parole et s’exprimer. Les plus réservés restent visibles en présentiel, beaucoup moins en visioconférence. Demandez à ce que le micro soit coupé par défaut, et réactivé pour prendre la parole uniquement, afin de réduire les bruits parasites.

Gardez à l’esprit que la transparence est essentielle : dites ce que vous savez et ne savez pas à l’instant T.

Motivez vos équipes en mettant en avant les réussites collectives récentes et les difficultés surmontées dans un contexte particulier

Enfin, assurez-vous que tout le monde puisse déconnecter sereinement les soirs et week-ends.

4. Les rituels

Renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise est devenu une des priorités des managers, c’est encore plus vrai en période de confinement. Cela se cultive au quotidien, grâce notamment, aux rituels.

Le télétravail n’est pas nécessairement une période d’isolement, mais plutôt une occasion de réinventer les liens sociaux dans l’entreprise. Ces rituels peuvent revêtir différentes formes, mais doivent toujours rester conviviaux :

• Une pause café à distance avec un collègue sur Slack, Teams ou Zoom.
• Un cours de sport ou de yoga, partagé à la pause déjeuner.
• Une session de jeux en ligne, le vendredi en fin de journée, pour décompresser avec ses collègues.
• Une série à partager et commenter entre collègues, à la pause déjeuner, avec Teleparty.
• Une séance de méditation de 10 minutes pour commencer la journée de façon positive.

Il s’agit d’intégrer des moments informels entre équipes et de soutenir ceux qui ont un peu plus de mal à vivre cette nouvelle façon de travailler.

5. La Gamification

Le principe de la gamification est de tirer parti des aspects positifs du jeu, ce qui implique de l’engagement, de l’implication et de la motivation. Exactement ce dont vos équipes ont besoin en ce moment.

Le jeu renforce l’esprit d’équipe et permet de prendre de la distance face à la situation anxiogène. Adaptez cette stratégie aux besoins de vos équipes. La dimension ludique est fondamentale et renforce les capacités d’apprentissage.

Chez BoondManager, par exemple, nous avons créé un escape game dédié à la formation interne sur notre ERP. Nous utilisons également un système de monnaie virtuelle pour se remercier et s’encourager entre collègues.

Vous l’aurez compris, pour bien manager en période de confinement, ou à distance de manière générale, c’est un ensemble de valeurs positives qui font la différence : les bonnes nouvelles, la bienveillance, les remerciements, l’empathie, l’écoute, la confiance, le plaisir du jeu, le partage, l’honnêteté, la liberté…

Pour les ESN qui auront su gérer au mieux cette période, la confiance entre les équipes et leurs supérieurs hiérarchiques sera renforcée et la productivité améliorée.

 
Et vous ? Quelles sont vos bonnes pratiques en terme de management pendant cette période ? Racontez-nous en commentaire 🙂