La numérotation des factures est une obligation légale en France, visant à assurer la transparence et la traçabilité des transactions commerciales. Il est essentiel de comprendre et d'appliquer ces règles pour être conforme avec cette législation.

Principes fondamentaux de la numérotation des factures

Selon la réglementation française, la numérotation des factures doit respecter trois critères :

• Unicité : chaque facture doit posséder un numéro unique, sans duplication possible.

• Chronologie : les numéros doivent suivre l'ordre chronologique d'émission des factures.

• Continuité : il ne doit pas y avoir de sauts ou de ruptures dans la séquence des numéros.

Personnalisation de la numérotation dans BoondManager

BoondManager offre la possibilité de personnaliser la numérotation de vos factures pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Voici quelques recommandations pour configurer efficacement cette numérotation :

• Utilisation de préfixes temporels : inclure l'année ou le mois dans le numéro de facture peut faciliter le suivi chronologique. Par exemple, un format tel que "2024-01-0001" indique que la facture est la première émise en 2024.

• Utilisation de préfixes distinctifs : inclure un code référence peut vous aider à distinguer les factures en fonction de leur entité d’appartenance. Par exemple, si vous avez deux agences juridiques sur votre interface BoondManager (agence de Paris et agence de Bordeaux), vous pouvez configurer les codes suivants : “FPAR-” et “FBOR-” pour distinguer vos factures par entité. Cela implique que chaque entité fera l’objet de son propre incrément. Il est donc possible de définir une numérotation propre à chaque agence juridique à condition que chaque entité respecte les principes d'unicité, de chronologie et de continuité.

• Remise à zéro de la numérotation : il vous est possible de repasser votre numérotation à 0 chaque début de mois ou chaque début d’année (dans ce cas, les préfixes ANNÉE + MOIS vous permettront bien de générer des numéros de facture uniques).

Notez que si vous utilisez le même préfixe pour deux agences juridiques, BoondManager considère qu’il s’agit de la même série de facturation : utile si vous souhaitez centraliser la production de vos factures quelle que soit l’entité.

Bonnes pratiques à adopter

Vous devez veiller à bien cadrer le process de facturation avec vos équipes :

• On ne supprime pas une facture émise, on créé un avoir : celui-ci annulera le montant facturé dans BoondManager.

• On veille à limiter les droits sur le module Facturation de BoondManager :

• Vos utilisateurs ne doivent pas pouvoir modifier les dates et les numéros de vos factures,

• Vos utilisateurs ne doivent pas pouvoir déverrouiller vos factures transmises.

• Vos utilisateurs ne doivent pas pouvoir supprimer vos factures.

Notez que vous pouvez désactiver par défaut ces droits pour tous vos utilisateurs, administrateur de l’interface compris, et les réactiver qu’en cas de force majeure 💪

En appliquant ces recommandations, vous assurerez une gestion rigoureuse et conforme de vos factures au sein de BoondManager, tout en facilitant le suivi et la traçabilité de vos transactions commerciales.