Nettoyage des données ERP : 5 conseils avant de vous lancer

La donnée est considérée comme un actif de votre société : si la donnée fonctionne bien, votre société fonctionne bien. Un ERP contenant des informations erronées, dupliquées ou obsolètes peut entraîner des inefficacités, des erreurs de reporting et une perte de productivité. Pourtant, le nettoyage des données est bien plus qu’une simple correction ponctuelle : c’est un projet à part entière, nécessitant une méthodologie rigoureuse et une implication des équipes.

Dans cet article, nous vous proposons 5 conseils clés pour structurer votre démarche, éviter les pièges les plus courants et garantir un résultat pérenne. Découvrez comment transformer le nettoyage de vos données en une véritable opportunité d’optimisation pour votre entreprise.

Conseil N°1 : définissez l’objectif que vous souhaitez atteindre avec ce nettoyage des données

Cela semble évident : tout projet doit servir un objectif bien défini. Toutefois, dans le cadre d’un nettoyage des données, il peut être tentant d’aller directement agir sur la donnée concernée pour la corriger. En procédant ainsi, vous ne parviendrez hélas pas à résoudre votre problématique sur le long terme.

Une procédure de nettoyage des données efficace implique une véritable gestion de projet, qui implique vos équipes, et qui nécessite une ligne directrice :

• Que doit nous permettre cette opération ?

• Quels résultats doit-on atteindre ?

• Pourquoi le faisons-nous ?

Ces questions vous aideront à rédiger un cahier des charges et à comprendre quelle direction prendre pour réussir cette opération.

Conseil N°2 : faites un état des lieux des données incorrectes

Prenez de la hauteur sur vos données : vous pouvez commencer par réaliser un schéma technique de vos données pour comprendre comment elles fonctionnent ensemble.  

Exemple avec un schéma des données de Boond :

Réalisez des extractions pour comprendre quelles sont les informations concernées :

• De quel type de données s'agit-il ?

• Quel est le format du champ contenant cette donnée ?

• Cette donnée en impacte-t-elle d’autres dans mon ERP ?

• Peut-on la corriger en masse, via un import ou avec des API ?

• Doit-on les corriger manuellement, et donc mobiliser les équipes ?

Cet état des lieux implique de connaitre parfaitement votre ERP, votre organisation et la manière dont travaille les différentes équipes…. équipes, que vous allez donc devoir impliquer dans cette analyse de données.

Conseil N°3 : identifiez les équipes concernées par cette analyse de données

Vous ne pourrez vous lancer dans un tel projet seul.e ! Un nettoyage des données de votre ERP implique à la fois :

• Des actions de correction - manuelles, en masse, automatisées.

• Des actions de formation - pour intégrer de nouvelles pratiques auprès des équipes.

Car oui, nettoyer sa base de données, c’est bien, mais comprendre d’où viennent les erreurs et comment ne pas les reproduire, c’est encore mieux ;)

Vous devez vous entourer de référents métier. Ils vous aideront à comprendre les problématiques rencontrées, à définir les solutions adéquates, et à partager les bonnes pratiques auprès des équipes. Pour garantir le maintien d’une donnée propre, vous devrez mobiliser de nombreuses ressources humaines et matérielles pour conduire ce changement et développer de nouvelles habitudes.

Conseil N°4 : fixez les jalons du projet

Comme toute direction de projet, ce nettoyage des données doit être découpé en lots et en priorités. Dans chaque lot, vous devrez lister :

• Les actions à mener,

• Dans quel ordre,

• Sous quels délais,

• Et avec qui.

Conseil N°5 : mettez en place des actions de suivi et de contrôle

Alertes, tableaux de bord, automatisations … ces actions doivent vous aider à accompagner les équipes dans l’adoption de nouvelles pratiques pour maintenir une donnée propre. Ces actions doivent être éducatives et non punitives. Elles doivent inciter vos équipes à progresser dans la qualification de vos données, et les orienter vers de meilleures prises de décisions.

Vous devrez impliquer le top management afin que chacun.e puisse vous appuyer sur cet accompagnement au quotidien.

💡 Le saviez-vous ? Sur ce type de projet, on distingue le data cleaning et le data cleansing.

• Le data cleaning consiste à corriger de manière automatique certaines types d'erreurs : faute de frappe, valeur manquante.

• Le data cleansing désigne un processus de nettoyage des données qui va un peu plus loin. En plus d'automatiser des actions de correction, des vérifications manuelles sont effectuées pour garantir un ensemble de données plus fiable.

En bref

Le nettoyage des données dans un ERP ne doit pas être perçu comme une tâche ponctuelle, mais bien comme un projet structurant pour l’entreprise. En définissant des objectifs clairs, en impliquant les équipes concernées et en mettant en place un suivi rigoureux, vous garantissez la fiabilité de vos informations et l’efficacité de vos processus métier.

Une donnée propre, c’est un ERP performant, une capacité d’analyse de donnée augmentée et des décisions plus justes. Adoptez ces bonnes pratiques dès aujourd’hui et transformez la gestion de vos données en un véritable levier de performance durable !

Pour aller plus loin

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