Pourquoi optimiser ses procédures internes en ESN ?

La mise en place de procédures claires est un des piliers essentiels à la croissance des ESN et cabinets de conseil. Ces procédures permettent, en effet, de clarifier les responsabilités de chacun et de définir les méthodes de travail. Ceci afin d'aller tous dans le même sens, celui du succès.

Des procédures indispensables

Les procédures en ESN sont un ensemble d’actions qui, étape par étape, répondent à une problématique et mènent à un résultat clé. Rédiger une procédure interne permet de définir et d'organiser ces étapes afin qu’elles soient correctement réalisées par tous les collaborateurs concernés.

Une procédure, afin d'être claire et compréhensible doit pouvoir répondre à ces questions : Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?

Les résultats attendus sont ainsi connus, la transmission des informations, facilitée et l’onboarding des nouveaux arrivants, amélioré.

La formalisation des procédures favorise la collaboration interne. Elles sont souvent le résultat de bonnes pratiques testées et approuvées qui ont démontré leurs pertinence dans le passé. Elles ont également, comme fonction, de s'assurer d'une exécution identique à la précédente, pour un résultat constant.

La nécessité d'être efficace

Les grands principes d'une procédure efficace reposent sur le fait d'être :

• Utile
• Exacte
• Complète et à jour
• Compatible
• Claire et compréhensible
• Accessible et exécutable
• Contrôlable

Une procédure efficace formalise les modes opératoires en détaillant :

• Les objectifs
• Les tâches à exécuter et leurs moyens
• Les risques associés
• Le suivi des résultats

Une procédure peut être rédigée en interne ou fournie par un prestataire. Par exemple, BoondManager fournit à ses nouveaux utilisateurs des procédures pour faciliter le lancement de l’ERP et sa montée en charge. En outre, BoondManager délivre une fiche méthodologique incitant ses clients à se poser des questions simples pour chaque type d’action : Qui inscrit les données ? À quel moment ? Comment ? Quelles données renseigner ?

Il est impératif de donner suffisamment de détails, sans rendre le document trop complexe pour autant. Une procédure simple et bien construite est une source de motivation pour celui qui va l'utiliser.

Communiquer mieux pour remporter l'adhésion de tous

Élaborer des procédures n’est utile que si elles sont réellement connues de tous et appliquées par tous.

Une telle démarche doit être soutenue par la direction, qui le fera savoir à l’ensemble des collaborateurs afin d'obtenir l'adhésion de ceux-ci.

Elle doit être communiquée et pouvoir être consultée facilement : en ligne sur une plateforme collaborative, remise avec les documents d'onboarding, accessible partout et sur tous types de devices.

L'apprentissage peut être facilité grâce à des fichiers multimédia. De simples tutoriels vidéos peuvent, par exemple, épargner des heures de formation quand vous accueillez des nouveaux membres dans votre équipe.

Optimiser et monitorer

Les procédures, inspirées des bonnes pratiques passées, subissent des changements ou des évolutions au sein des ESN. Il est important de prévoir régulièrement, une revue des procédures pour s’assurer que les tâches exécutées demeurent efficaces et servent toujours les objectifs.

Les indicateurs clés de performance des processus permettent de calculer le ROI de nombreuses tâches. La gestion des processus métiers améliore la flexibilité et permet de se concentrer sur des objectifs plus importants, comme la croissance de votre entreprise.

Concentrez vous sur quelques KPI, ceux qui représentent le mieux votre activité. Quand la performance est suivie de près, la performance s’améliore et les résultats de votre ESN s’en ressentiront.

Et vous ? Comment optimisez-vous vos procédures internes ? Parlons-en !