Optimisez vos process en ESN en vous inspirant des hackathons

Et si la clé d’une meilleure collaboration entre les différents pôles de votre ESN, c’était la co-construction ? Vous avez identifié des axes d’amélioration, voire même des points de friction dans vos process actuels, et vous souhaitez y remédier. C’est un bon début ;)

Vous connaissez certainement l’adage : seul, on va vite, et ensemble, on va plus loin. Et si la solution idéale venait de vos propres équipes ? À vous de le découvrir en animant un atelier dédié à vos process internes ! Ou même mieux : un hackathon dont vous serez le jury ;)

Pourquoi s’inspirer des hackathons ?

Contraction de “hack” et “marathon”, un hackathon est à l’origine un événement qui réunit des développeurs autour d’un projet de programmation. Popularisé depuis dans de nombreux secteurs, ce format a pour intérêt de fédérer les participants autour d’une problématique et stimule autant l’innovation que la créativité. Cet exercice s’appuie en effet sur l’intelligence collective et l’esprit de cohésion.

Il permet également aux équipes de se mélanger entre elles :

• Un commercial peut travailler sur une problématique liée aux ressources humaines,

• Un recruteur sur des problématiques de facturation ….

En bref, un hackathon permet de générer de l’empathie, soit la capacité à s’immerger dans le quotidien des autres pôles. Une grande richesse !

Si vous souhaitez optimiser vos process avec des solutions innovantes et engager vos collaborateurs dans cette réflexion, alors le hackathon est fait pour vous !

Règle N°1 des hackathons : identifiez votre principal irritant

Il s’agit d’une problématique qui vous empêche de fonctionner efficacement. Et pour laquelle vos équipes doivent trouver une solution. Elle doit être ciblée et parfaitement présentée à vos équipes (process actuel, points de friction).

Voici quelques exemples :

• Comment réduire les délais de recrutement d’un candidat ?

• Comment mieux anticiper les besoins à venir de nos clients ?

• Comment améliorer l’expertise métier de nos recruteurs ?

• Comment améliorer le suivi et le pilotage de nos consultants ?

• Comment fluidifier la passation des informations entre l’équipe commerciale et le service facturation ?

Règle N°2 des hackathons : constituez vos équipes

Chaque équipe va travailler sur une solution : stratégie, méthodologie, actions à mener, résultats visés. Veillez à bien mélanger les profils dans chaque groupe de travail, c’est la clé pour une expérience des plus enrichissantes ! Prévoyez un espace de travail adapté et équipé (tableaux blancs, une bonne connexion, des post it...) pour chaque équipe afin de leur permettre de collaborer dans de bonnes conditions.

Vous pouvez également prévoir un mentor par équipe. Souvent externe à votre société, il guide son équipe, lui offre de la hauteur ainsi qu’une expertise supplémentaire. Il est garant de la qualité des solutions étudiées, et est moteur dans les échanges.

En bref, un mentor permet d’accélérer le processus de co-construction. Vous pouvez par exemple faire appel à un expert en process et organisation des entreprises, ou tout simplement à votre Boond coach préféré ;)

Règle N°3 des hackathons : définir le temps imparti à chaque équipe

En règle générale, ce type d’atelier s’étend sur 24 ou 48h. Un moment privilégié durant lequel vos collaborateurs peuvent briser la glace et travailler autrement avec d’autres équipes de votre organisation. Une belle opportunité pour créer de la cohésion au sein des équipes ! Vous pouvez profiter de vos temps de séminaire ou bien créer un événement interne à part entière.

Pour plus de flexibilité (et avec moins de budget !), vous pouvez animer cet atelier process sur une demi-journée. Pensez dans ce cas à adapter les problématiques à traiter en fonction de ce timing.

Règle N°4 des hackathons : cadrez chaque restitution

À l’issue de chaque atelier, chaque équipe a 5 minutes pour présenter sa solution. Anticipez bien le livrable attendu (vous pouvez fournir une trame) :

• Descriptif de la solution,

• Moyens à déployer,

• Maquettes/schémas/digrammes si nécéssaire …

L’avantage de ce type d’atelier, c’est que chaque équipe va défendre des solutions pertinentes et inspirantes pour votre société.

N’oubliez pas que c’est une compétition !

En tant que jury, il ne vous reste plus qu’à sélectionner le meilleur projet et définir l’équipe gagnante de votre hackathon ! La solution retenue pourra ensuite être déployée au sein de votre société avec l'aide de votre responsable qualité : une grande fierté pour l’équipe gagnante !

Vous pouvez également prévoir d’autres récompenses (avantages, formation …) pour engager vos équipes. Ainsi que des lots de consolation (car tout le monde y met vraiment du sien et mérite d’être valorisé !).

Le mot de la fin : faites de votre hackathon un véritable rituel

Animer régulièrement des ateliers sur vos process en engageant vos équipes, c’est développer une ESN collaborative où chacun.e peut :

• Comprendre le métier et les enjeux de l’autre et participer à l’émergence d’objectifs communs et alignés sur votre stratégie,

• Contribuer à l’innovation et l’intelligence collective de votre ESN,

• Prendre part à la croissance de votre activité.

Faites en un événement incontournable de votre vie d'entreprise en créant une récurrence : annuelle, trimestrielle ou mensuelle. Générez une attente chez vos collaborateurs qui auront hâte de participer à la prochaine édition !

À vous de jouer ! 🚀

Pour aller plus loin

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