Migration ERP : 6 règles pour bien préparer son déploiement

Changer d’ERP est un projet d’envergure qui impacte l’ensemble de votre organisation. Une transition mal préparée peut entraîner des perturbations, tandis qu’une migration bien planifiée assure une adoption fluide et une montée en performance rapide.

Dans cet article, nous vous partageons six règles essentielles pour structurer votre migration ERP avec succès. En anticipant chaque étape et en impliquant vos collaborateurs, vous maximisez vos chances de succès et transformez ce défi en une véritable opportunité d’amélioration pour votre entreprise.

Règle n°1 - Fixez des jalons clairs pour réussir votre migration ERP

Abordez ce déploiement comme une direction de projet à part entière !

Définissez des objectifs spécifiques et définis dans le temps, par exemple :

• Mes collaborateurs doivent saisir l’ensemble de leur activité (temps, frais absences) d’ici 3 semaines sur mon nouvel ERP.

• Mes commerciaux et recruteurs doivent pouvoir travailler ensemble sur les besoins clients d’ici 1 mois.

• Mes équipes support doivent pouvoir facturer 100% des projets d’ici 2 mois.

Définissez des priorités et des jalons, par exemple :

• L’entité de Paris doit être totalement onboardée sur la nouvelle solution avant les autres entités de mon groupe.

• L’équipe de recrutement doit utiliser en priorité la nouvelle solution avant d’onboarder les autres équipes.

• L’équipe commerciale doit d’abord saisir les projets en cours avant d’intégrer leurs opportunités à venir.

Les objectifs, priorités et jalons de cette migration vous permettront de définir un fil rouge et d’identifier les étapes clés du projet. Ils vous aideront aussi à évaluer la durée de la période de transition entre vos deux solutions, période qui peut s’avérer critique si mal anticipée. Anticiper au mieux les grandes phases de ce déploiement est crucial pour mener une conduite de changement la plus fluide possible pour vos équipes.

Règle n°2 - Rassemblez les bonnes personnes pour une migration de données efficace

Identifiez et sollicitez vos référents métier : leur expérience du terrain est indispensable pour la réussite de ce projet.

Ils vous aideront d’une part à bien cadrer les besoins :

• Que doit leur permettre le nouvel ERP ?

• Quelles actions doivent être menées pour y accéder ?

• Quels sont les process à retranscrire dans la nouvelle solution ? Ceux à rechallenger ?

D’autre part, ils seront les ambassadeurs de ce projet auprès des équipes :

• Communication interne (pourquoi changeons-nous d’outil ?)

• Planification (quelles sont les étapes du projet et comment allez-vous devoir y contribuer ?)

• Formation (diffusion des bonnes pratiques métier)

Règle n°3 - Faites le grand ménage avant de migrer vos données

Ne laissez pas la pollution de votre base nuire à votre futur ERP ! Triez, nettoyez et qualifiez vos données pour repartir sur des bases saines :

• Suppression des doublons dans la CRM,

• Suppression d’anciens candidats dont le consentement n’est pas renouvelé.

• Archivage des projets terminés,

• Suppression d’anciens besoins abandonnés

• Tri dans les coordonnées de facturation client.

Il peut être tentant de migrer la totalité de ses données en se disant qu’on les nettoiera plus tard. Hélas, on ne fait alors que reporter le problème. Alors qu’en procédant avec une extraction, vous allez pouvoir :

• Automatiser certaines actions : supprimez tous les emails qui ne contiennent pas @, passez en majuscules tous les champs NOM, passez toutes vos dates aux format XX/XX/XXXX …).

• Ou solliciter vos équipes pour des vérifications et corrections plus manuelles (ce contact est il toujours le bon, les coordonnées sont elles correctes ? …).

Une donnée propre, c’est permettre aux équipes d’être plus efficaces. Cela vous garantira une meilleure finesse d’analyse dans vos futurs tableaux de bord.

Nous recommandons de fonctionner par lots :

• Importer les données dites “clean” (qualifiées, récentes, vérifiées)

• Importer ensuite les données “récentes à qualifier” et les flaguer de sorte à ce que les équipes sachent qu’elles doivent les retravailler.

• Ne pas importer les données dites “sales” (mal qualifiées, trop anciennes, non vérifiées), quitte à les conserver dans un fichier à part.

Certes, vous repartirez avec une plus petite base, mais qui sera bien plus facile à actionner dans le cadre de votre activité.

Règle n°4 - Structurez et préparez l’import de vos données

Un changement d’ERP est aussi l’occasion d’harmoniser le format de vos données. Votre nouvel outil doit en effet vous permettre d’adopter une nouvelle architecture de données :

• Des champs normés pour faciliter la saisie et la recherche,

• De nouveaux champs pour enrichir votre qualification et votre analyse.

Votre nouvelle solution ERP doit aussi vous permettre de normaliser votre historique :

• Date,

• Type (comptes-rendus de rendez-vous clients, synthèses d’entretiens candidats, évaluations candidats…),

• Contenu.

Prêtez également attention à la réaffectation de vos données : qui est responsable de chaque fiche dans votre ERP ? Les données migrées doivent permettre à chaque utilisateur de retrouver facilement ses données.

Chez Boond, nous mettons à votre disposition des modèles d’imports qu’il ne vous reste plus qu’à compléter avec vos données, pas besoin de technique, juste de la minutie !

Règle n°5 - Préparez le terrain en interne

La conduite de changement dans ce type de projet nécessite un plan de communication préparé en amont :

• Phase 1 - avant le déploiement : expliquez pourquoi vous souhaitez changer d’ERP, détaillez les futurs bénéfices de la solution choisie (meilleure collaboration, gains de temps, nouvelles fonctionnalités), faites une démo globale de la solution. En bref, faites rêver vos équipes ;)

• Phase 2 - pendant le déploiement : par le biais de vos managers, expliquez à vos équipes métier ce que la solution va changer concrètement dans leur quotidien (bonnes pratiques, process). Impliquez-les un maximum dans le projet en les incitant à formuler de nouveaux besoins. Sollicitez-les pour préparer les données, les nettoyer. Rendez-les acteurs du projet pour en faire vos meilleurs ambassadeurs.

• Phase 3 : après le déploiement : communiquez un bilan et célébrez vos victoires ! Ce projet d’équipe a mobilisé de nombreux acteurs chez vous, toute votre société doit connaitre les résultats de ce projet.

Chez Boond, nous fournissons un kit de communication pour vous aider à communiquer auprès de vos équipes : modèles emailing, tutoriels, vidéos, infographies. Nous vous partageons de nombreuses ressources pour vous aider à fédérer vos équipes autour ce projet.

Règle n°6 - Formez vos équipes pour garantir une adoption réussie

Avec l’aide de votre partenaire ERP, organisez et planifiez des sessions de formation adaptées aux enjeux de chaque équipe. Visez une montée en compétences progressive, avec d’abord un onboarding pragmatique qui va à l’essentiel, puis des sessions pour aller plus loin sur certaines fonctionnalités.

Un kickoff doit être organisé au préalable, afin que votre partenaire puisse comprendre vos enjeux et votre organisation. Il sera alors en mesure de vous proposer un accompagnement adapté aux besoins de vos équipes.

La formation de vos collaborateurs est tout aussi essentielle que la migration de vos données. Elle doit garantir une expérience utilisateur optimale, ne la sous-estimez pas !

En bref

La migration ERP est un projet stratégique qui requiert anticipation, rigueur et engagement de l’ensemble des équipes. En suivant ces six règles clés, vous maximisez vos chances de succès et assurez une transition fluide. Une migration de données bien préparée, combinée à une conduite du changement efficace, garantira une adoption optimale de votre nouvel ERP. En structurant chaque étape, vous mettez toutes les chances de votre côté pour tirer pleinement parti de votre nouvelle solution et améliorer la performance de votre organisation.

Pour aller plus loin

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