Comment un responsable qualité optimise les process en ESN

Dans une ESN, et notamment sur votre ERP, le responsable qualité joue un rôle clé pour structurer les process qualité et garantir la fiabilité des données. Sur BoondManager, il accompagne vos équipes dans l’optimisation des pratiques, la formation, et le suivi des indicateurs. Il assure ainsi une gestion précise et conforme de votre base de données. Collaborer étroitement avec lui, c’est s’assurer d’une performance opérationnelle alignée sur vos objectifs stratégiques.

Qu’est-ce qu’un responsable qualité ?

Le responsable qualité a pour mission de définir la politique qualité de votre société :

• Engagements : promesses ou garanties qui traduisent la volonté de l’organisation de respecter des normes élevées et de répondre à des demandes spécifiques,

• Principes directeurs : fondations philosophiques et opérationnelles de la politique qualité,

• Objectifs fixés : souvent définis selon la méthode SMART : spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporellement défini.

Il est ensuite garant de sa bonne mise en œuvre. Il doit veiller à ce que les services fournis soient conformes aux exigences de cette politique. Pour répondre à cela, il doit pouvoir :

• Former les collaborateurs,

• Délivrer du conseil en continu auprès des équipes et des clients,

• Définir les développements nécéssaires et comment les maintenir,

• Contrôler, rectifier, et déployer des plans d’amélioration.

Quelles compétences pour un responsable qualité ?

Être responsable qualité dans une ESN implique de jongler entre des exigences stratégiques, opérationnelles et humaines dans un environnement dynamique et souvent complexe.

Les compétences techniques

Le bagage technique d’un responsable qualité doit contenir des compétences très variées :

• Normes de qualités reconnues : normes ISO 9001, 27001, CMM …

• Méthodes de gestion de projets : agile, scrum …

• Audits internes et externes : capacités à les réaliser, compréhension des procédures d’obtentions des certifications.

• Analyse de données : collecte et interprétation d’indicateurs de performance (KPIs), capacité à les améliorer …

• Outils de gestion et d’analyse : capacité à s’approprier de nouveaux outils (dont Boond !), être en mesure de se former en continu.

Les compétences analytiques

Le responsable qualité doit être capable d’analyser un processus, de détecter les points de friction et les axes d’amélioration (résolution de problèmes). Il doit aussi pouvoir anticiper les risques potentiels afin de mettre en place des mesures préventives. Et tout cela, en tenant compte des enjeux globaux de l’entreprise afin d’aligner la qualité avec ses objectifs stratégiques.

Les compétences organisationnelles

Être garant, entres autres, des process de l’entreprise, implique une profonde connaissance de l’organisation de chaque équipe et de leurs enjeux respectifs.

Il doit être capable :

• De se positionner comme chef de projet : planifier, élaborer et suivre des plans d’actions en respectant les délais et priorités.

• De mettre en place et d’animer un environnement dédié à la qualité : documenter toutes les procédures et garantir leur bonne compréhension par les équipes opérationnelles concernées.

• D’effectuer une veille active de votre marché : dans un secteur en constante évolution, il doit s’assurer que sa politique qualité reste adaptée et pertinente.

Les compétences relationnelles

Enfin, il doit être capable d’accompagner les équipes et de les sensibiliser continuellement à la politique qualité de l’entreprise. Souvent moteur d’une conduite du changement au sein de vos équipes, il doit faire preuve d’empathie et de pédagogie auprès de vos collaborateurs. Il doit pouvoir constamment les engager et les mobiliser dans l’atteinte d’objectifs communs. Il doit enfin faire preuve de grandes capacités à communiquer pour animer sa démarche qualité.

Et dans Boond, quelles vont être les missions d’un responsable qualité notamment face aux process qualité ?

Le responsable qualité est un allié de taille pour vous aider à déployer et appliquer les process dans votre ERP. Il peut notamment accompagner vos équipes dans le déploiement de bonnes pratiques autour de la saisie de vos données, et jouer un rôle crucial dans le maintien de l’intégrité de votre base de données.

Les actions d'un responsable qualité dans Boond s'articule autour de plusieurs axes essentiels :

Optimisation des process qualité

En étroite collaboration avec les différentes équipes métier de l'entreprise, il mène un travail approfondi d'identification et d'analyse des opportunités d'amélioration des processus de saisie des données. Cette démarche implique une observation minutieuse des pratiques actuelles, une écoute attentive des besoins des utilisateurs, et une évaluation détaillée des points de friction potentiels dans les processus métier existants. L'optimisation des process notamment qualité s'inscrit dans la liste des solutions pour résoudre les problématiques métier des ESN. Nous vous invitons à lire notre article qui parle de ce sujet pour en savoir plus.

Formation et sensibilisation

Il conçoit et anime régulièrement des sessions de formation personnalisées pour les utilisateurs de Boond, mettant particulièrement l'accent sur l'importance cruciale d'une saisie précise et complète des données dans le système. Ces formations sont adaptées aux différents niveaux d'expertise des utilisateurs et incluent des exemples concrets tirés de leur quotidien professionnel. Il s'assure également du suivi post-formation pour garantir la bonne application des pratiques enseignées et répondre aux questions qui émergent lors de leur mise en œuvre.

Mesures de performance

Il établit et suit minutieusement un ensemble complet d'indicateurs clés de performance (KPI) pour évaluer en profondeur la qualité des données. Ces indicateurs incluent notamment le taux de complétion des champs obligatoires, la fréquence des mises à jour des données critiques (RGPD entres autres), ainsi que la précision et la pertinence des informations saisies. Ces mesures permettent non seulement d'évaluer l'état actuel de la qualité des données, mais aussi d'identifier les tendances et les domaines nécessitant une attention particulière pour maintenir l'excellence opérationnelle du système.

Surveillance continue

Il met en place un monitoring pour vérifier que l'ensemble des données saisies dans le système respecte rigoureusement les standards de qualité définis par l'entreprise. Cette surveillance régulière permet d'identifier rapidement les écarts potentiels et d'initier les actions correctives nécessaires. Ce contrôle doit être défini avec et pour les équipes concernées, afin de les aider à toujours mieux saisir leurs données et optimiser leur organisation.

Par ces actions, le responsable qualité vous aide à assurer non seulement la fiabilité de votre base de données, mais contribue également à l'efficacité opérationnelle globale de votre entreprise, en phase avec sa croissance et ses objectifs stratégiques.

En bref

Le responsable qualité est l’allié stratégique de vos équipes pour optimiser votre activité sur BoondManager. En structurant les processus, en formant vos équipes et en surveillant la qualité des données, il garantit une gestion optimale alignée sur vos objectifs. Travailler avec lui, c’est investir dans la performance durable de votre ESN.

Pour aller plus loin

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