Choisir et mettre en place un ERP : 4 préjugés à déconstruire

Dans cet article, nous vous présentons 4 préjugés fréquemment évoqués par nos prospects* concernant la mise en place et le choix d'un ERP dans une organisation. Avec nos 15 années d'expérience, nous voulons déconstruire ces idées reçues.

*NDLR : d’ailleurs ces prospects sont désormais devenus des clients et partenaires ;)

Préparez-vous à découvrir comment un ERP peut véritablement transformer votre activité !

Pourquoi choisir un ERP ?

Votre ESN ou société de conseil intervient sur un marché en constante évolution. Vous devez quotidiennement relever de nouveaux défis pour vous démarquer :

• Sur le plan de l’innovation : vous devez détecter et maitriser chaque évolution technologique pour être en mesure de proposer les meilleurs solutions à vos clients.

• Sur le plan commercial : vous devez être en mesure de conquérir de nouveaux marchés et de nouveaux secteurs d'activité en adéquation avec votre portefeuille d’affaires et vos capacités de production.

• Sur le plan RH : vous devez constamment challenger votre marque employeur pour attirer et fidéliser les meilleurs talents.

Pour atteindre vos objectifs, vous avez besoin d’un nouvel outil de pilotage adapté à vos enjeux métiers afin d’avoir une visibilité à 360 de vos actions en cours et à venir.

Peut-être avez-vous développé des outils en interne (fichiers Excel, développements maison…) ? Ces derniers vous ont permis d'assurer votre croissance jusqu'aujourd'hui. Mais ils semblent atteindre leurs limites, alors vous vous interrogez : est-il temps de passer à la mise en place d'un ERP ?

Définition : un ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, est un logiciel centralisé qui permet de gérer l’ensemble des processus et des informations d’une entreprise, comme la comptabilité, les ressources humaines, les stocks, et la gestion de la production. L’ERP facilite la circulation des données entre les différents services, améliorant ainsi l'efficacité et la prise de décision.

Un ERP peut faire l’objet de modules complémentaires - par exemple, sur BoondManager, nous proposons, entres autres :

• Un module Candidats (recrutement, animation du cycle de vie candidat, dossiers techniques).

• Un module CRM (gestion du portefeuille client, gestion des affaires, positionnements des candidats).

Préjugé N°1 : un ERP ne pourra pas parfaitement s’adapter à mon organisation

Vous avez déployé et consolidé des processus métier qui ont fait leurs preuves. Vous pensez qu’un ERP ne pourra pas s’adapter à ces derniers. C’est un frein légitime, mais qui ne correspond pas à la réalité.

Un ERP est conçu d’une part pour répondre aux besoins de gestion et de coordination entre les équipes métier d’une société, quel que soit son secteur d’activité ou sa taille. Dans ce contexte, un ERP est constamment développé pour répondre aux exigences du terrain. Vous bénéficiez donc d’un outil qui évolue en fonction de l’expérience de ses utilisateurs, à savoir, des sociétés avec des enjeux similaires à la vôtre.

D'autre part, un ERP est fait pour offrir plusieurs options de personnalisation. Cela permet de mieux l'adapter à votre organisation et à vos méthodes de travail.

En bref, choisir un ERP, c’est l’occasion de capitaliser sur les points forts de votre organisation, et de re challenger vos axes d’optimisation en vous inspirant de ce que font les autres !

Préjugé N°2 : la mise en place ERP, c’est une conduite du changement compliquée à mener auprès des équipes

Faux, à condition de les impliquer dans le processus de décision dès le début de votre réflexion.

Ce sont en effet vos équipes métier qui vont vous permettre de bien prendre en compte les besoins et de rédiger les spécifications attendues pour cet ERP.

De plus, mobiliser vos collaborateurs autour de ce projet va générer une attente de leur part, une envie de « faire différemment » avec un outil adapté. Cela contribue à créer de nouvelles perspectives : lancer un ERP devient alors un facteur de motivation supplémentaire pour vos troupes.

Un ERP doit vous permettre :

• De réunir vos collaborateurs autour d'un outil centralisé,
• D’accélérer la collaboration,
• D'améliorer les performances collectives.

Par conséquent, chacun·e est concerné·e !

Préjugé N°3 : un ERP, c’est long et compliqué à maitriser

L’époque où les ERP étaient des outils complexes nécessitant des compétences techniques pour être utilisés est loin derrière nous. Vous pouvez désormais choisir un ERP intuitif, facile à prendre en main, et qui va même vous inspirer de nouvelles pratiques métiers.

Les principaux points d’attention à ne pas négliger :

• Les efforts que vous allez mettre en place pour ce lancement sont importants. Vouloir aller trop vite ou agir seul peut nuire au succès. Abordez ce projet comme un vrai projet d'équipe.

• L’accompagnement que vous propose le partenaire sélectionné : un expert de la solution à vos côtés vous permet d’accélérer votre lancement.

Nos recommandations à chaque étape du lancement :

• En amont de votre sélection : permettre aux équipes de tester les solutions étudiées. Les aider à se projeter et à mesurer le temps nécéssaire requis pour s’approprier la solution.

• Au démarrage : identifier plusieurs référents métiers chez vous avec un rôle bien défini. Ils seront garants du bon paramétrage de la solution, d’une retranscription optimale des process, et d’une reprise des données efficace.

• Lors de la formation des utilisateurs, vos référents métiers, avec un expert de l’ERP, devront former leurs équipes. Ils devront co-construire des parcours de formation adaptés à leur enjeux d’utilisation.

Déployer un ERP dans sa société nécessite une vraie gestion de projet. Cela peut prendre de quelques semaines à quelques mois. La durée de votre déploiement dépend du volume de données et du nombre de personnes à former.

Préjugé N°4 : un logiciel ERP, ça coûte cher

Bien au contraire, les offres SaaS sont très économiques. En effet, elles ne nécessitent aucun achat de licence, aucune installation sur serveurs ni aucune maintenance de ces derniers. Vous bénéficiez alors d’une solution qui évolue en permanence avec des mises à jour en continu, sans coût supplémentaire.

Vous profitez également d’un service client à votre écoute (et en ce qui nous concerne, réputé pour sa réactivité 💪).

De plus, les solutions SaaS sont payées par un abonnement mensuel. Chez BoondManager, ce coût varie selon votre usage, par utilisateur ou par manager.

Le mot de la fin

Pour réussir la transformation digitale de votre activité, il est essentiel de dépasser les préjugés qui entourent la mise en place d'un ERP. Ce type de solution est bien plus qu’un système d'information. Choisir un ERP, c'est centraliser et optimiser les opérations tout en facilitant la collaboration entre vos équipes.

Intégrer un ERP dans votre ESN, c'est investir dans un pilotage précis et efficace de vos activités. Il vous offre une visibilité stratégique. L’ERP devient un atout clé pour gagner en compétitivité, relever les défis technologiques, et renforcer votre attractivité sur le marché.