Dans la panoplie des outils disponibles pour un responsable des ventes en ESN, les réunions commerciales d’équipe sont un incontournable afin d’évaluer la performance de ses ingénieurs commerciaux, de fixer les objectifs, de doper la motivation, etc. Mais réussir à organiser et à animer une réunion commerciale constructive n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît. Curieux  ? Lisez la suite.

 

Une réunion commerciale bien menée est un formidable outil de management

Qu’elle soit hebdomadaire, bimensuelle ou même mensuelle, la réunion commerciale permet de faire un check-up de la santé de l’équipe, d’établir un bilan de l’atteinte des objectifs, d’en fixer de nouveaux et de motiver ses troupes, de conseiller et d’accompagner le changement.

C’est aussi un moment d’échanges, de création de liens et de proximité entre l’équipe des commerciaux et le manager. Pour être profitable, la communication doit se faire dans tous les sens, pourquoi pas avec un zest de créativité, mais se doit surtout d’être un minimum structurée.

 

Les réunions commerciales doivent avoir un ordre du jour clair et ne doivent être en aucun cas routinière.

Tous les participants doivent avoir reçu préalablement un ordre du jour, précisant les points qui seront traités, qui parlera de quoi et pendant combien de temps. Ayant lieu généralement le lundi, le temps de la réunion sera défini à l’avance, de façon à ce qu’elle soit non seulement calibrée pour être efficace et rythmée, mais aussi pour respecter l’emploi du temps de chacun. Il faut prévoir suffisamment de temps pour ne pas survoler les sujets et éviter absolument que la réunion tire en longueur au risque d’être ennuyeuse et d’entacher l’attention et la motivation. Pour une réunion commerciale hebdomadaire, 1 h 30 est un grand maximum.

L’idéal est de proposer un ordre du jour différent pour chaque réunion en tenant compte notamment de l’actualité de l’équipe et de celle de l’entreprise, mais aussi des souhaits des commerciaux. Rien de pire que ces réunions, où l’on parle toujours des mêmes choses de la même façon, et qui deviennent de véritables contraintes.

Le manager n’hésitera pas à surprendre ses commerciaux sur le choix des sujets, en prévoyant 1 à 3 thèmes importants maximum, si possible différents à chaque réunion : le lancement d’un nouveau produit, la réorganisation d’un département au sein de l’entreprise, la mise en place dans l’unité d’une bonne pratique, etc.

Sur la forme, la façon d’animer et/ou de présenter, d’une réunion à l’autre ou au cours de la réunion elle-même, fera l’objet d’une attention particulière en variant les rythmes, le ton, les styles de présentation, etc.

Pour favoriser la participation de chacun et aider les collaborateurs à rendre leur intervention attrayante, le responsable pourra former ses collaborateurs pour améliorer leur prise de parole.

En sollicitant à tour de rôle l’intervention de ses collaborateurs pour échanger sur leurs bonnes pratiques ou sur une mission confiée, en demandant les avis de chacun sur les actions et les projets à venir, la réunion n’en sera que plus vivante, constructive et agréable. Et inviter des membres d’autres unités ou départements en fonction des thèmes traités renforcera l’intérêt au travail et la coopération entre services.

La réunion pourra être délocalisée dans un lieu agréable, à l’extérieur du bureau, et enchaîner sur un déjeuner convivial, sans exploser le budget du service.

 

Le manager doit savoir écouter, mais aussi recadrer si nécessaire.

Le manager doit encourager la prise de parole. La réunion commerciale est un moment d’échanges collectifs importants dans la vie d’une équipe.

L’animateur doit toujours commencer la réunion, non pas par un tour de table linéaire où chacun a tendance à être passif jusqu’à son tour, mais en donnant la parole (plus ou moins aléatoirement) à deux ou trois commerciaux pour connaître leur ressenti, les difficultés rencontrées, etc. Bien entendu, il donnera la parole également à ceux qui veulent s’exprimer volontairement.

La réunion ne doit en aucun cas devenir une instance de revendication. Il y a d’autres moments pour cela. Le manager devra savoir recadrer et revenir à l’ordre du jour en douceur si nécessaire. Il doit rester le maître du temps de manière à mener la réunion à son terme, en ayant traité tous les sujets prévus dans le temps imparti.

 

La réunion commerciale d’équipe n’est pas forcément le moment pour présenter les résultats individuels, mais plutôt pour obtenir des engagements.

D’aucuns diront que la réunion commerciale se doit de faire le bilan à date des résultats commerciaux individuels. Ce parti-pris a certes tendance à valoriser ceux qui réussissent, mais produit souvent un autre effet, celui-ci négatif : stigmatiser ceux en difficulté. La stigmatisation est rarement un levier de motivation. Mieux vaut discuter et accompagner en tête à tête le commercial n’atteignant pas ses objectifs. Cela lui sera bien plus profitable.

À la place, le manager pourra privilégier une démonstration mettant en avant les performances collectives.

les réunions commerciales sont des moments idéaux pour obtenir l'engagement des collaborateursMieux encore, il œuvrera pour obtenir des engagements de la part de ses collaborateurs. Il demandera à chacun un engagement personnel sur les affaires qu’ils pensent signer prochainement. Les commerciaux ne manqueront pas d’inscrire leurs prévisions sur un tableau récapitulatif destiné à toute l’équipe. La force de l’engagement d’un collaborateur devant ses pairs est un puissant levier de motivation, bien connu des psychosociologues (à lire notamment le passionnant ouvrage de Robert-Vincent Joule « Petit traité de manipulation à l’usage des honnêtes gens » pour la notion d’engagement).

 

Les réunions commerciales doivent se concentrer sur l’avenir.

Ce qui est fait est fait. Comprendre les raisons d’un échec ou d’un succès en demi-teinte sans condamner, et tenter de dégager rapidement des actions d’améliorations est l’attitude à adopter pour le responsable des ventes en ESN. Car, tout va vite et même très vite dans les métiers du conseil et des sociétés d’ingénierie. Et entretenir cet état d’esprit est un facteur de réussite. C’est aussi une attente légitime de la part des collaborateurs commerciaux vis-à-vis de leur manager. Ce sont dans les moments difficiles que les collaborateurs peuvent apprécier les compétences de leur chef d’équipe, quant à sa capacité de les conseiller, de les épauler, de les encourager, et de les accompagner, bref de gérer l’équipe.

tableau de bord BoondManager pour préparer les réunions commercialesLors de la réunion commerciale, le manager fera également état des priorités à venir et fixera les nouveaux objectifs, toujours SMART. Rappelons que pour être SMART, un objectif doit être simple, facilement mesurable et « suivable », atteignable et accepté par l’ingénieur commercial, réaliste, et limité dans le temps. Les indicateurs liés aux objectifs (CA envisagé et CA de production, leads et besoins détectés, rendez-vous réalisés, taux d’occupation des collaborateurs, etc.) pourront être alimentés dans un ERP métier dédié aux sociétés de services et d’ingénierie, comme BoondManager, et être suivis en temps réel par le manager et les commerciaux eux-mêmes. Les états issus de l’ERP facilitent le pilotage des activités commerciales, permettent aux ingénieurs d’affaires de savoir à tout moment où ils en sont, et de se concentrer sur l’essentiel.

Le manager s’attachera à projeter l’équipe pour insuffler l’énergie nécessaire à la recherche de la performance, moteur pour lutter contre la routine et la monotonie. Il donnera du sens aux actions à entreprendre à travers un projet de service clair et motivant, dont l’évolution sera suivie mois après mois en réunion commerciale. La motivation d’un collaborateur est d’autant plus forte s’il sait de quelle façon il contribue à son échelle à la réussite de l’entreprise.

Durant cette étape, le manager veillera encore une fois à laisser la parole aux participants et encouragera les questions autant que nécessaire.

 

Le manager doit savoir conclure les réunions commerciales.

Pour tout animateur de réunion, conclure est une étape très importante. Il doit s’assurer que toutes les décisions prises ont bien été comprises et que les objectifs fixés sont clairs et ont été acceptés.

Terminer par un mot d’encouragement permettra de marquer les esprits sur une note positive.

Bien entendu, un relevé retracera de façon succincte les décisions prises.

 

Les réunions commerciales sont aussi des moments privilégiés de rencontre et de convivialité.

La composante relationnelle de la réunion commerciale n’est pas à négliger. La réunion doit laisser également une place à des moments de convivialité, autour d’un café ou d’un déjeuner. La cohésion et la performance d’une équipe passent aussi par le plaisir de se connaître, de s’apprécier, pour mieux travailler ensemble. Là encore, créer du lien ne fera que renforcer la motivation et l’engagement à atteindre des résultats.

les réunions commerciales peuvent être suivis d'un moment convivialPar ailleurs, les réunions commerciales sont aussi l’occasion de rompre avec l’isolement parfois subi par l’ingénieur commercial.

 

Les réunions commerciales doivent être évaluées.

Une bonne façon de progresser dans la tenue des réunions commerciales est de les évaluer.

Tout d’abord, cela permet au manager de savoir si le format utilisé convient sur le fond et la forme, mais surtout le recueil des suggestions invite à améliorer ces rencontres.

Cette évaluation, volontairement simple et rapide, se composera tout d’abord de quelques questions fermées ou à choix multiples, puis d’une ou deux questions ouvertes. Pour plus de facilité, elle sera administrée idéalement en ligne, dans BoondManager, si votre entreprise en est pourvue, en utilisant l’App Survey.


Crédits photos : apinan – マツ / Fotolia.fr  et BoondManager