Les étapes clés pour réussir l’ intégration d’un nouveau collaborateur en ESN, SSII, etc.

Vous venez de recruter un nouveau collaborateur ? L’étape suivante est de réussir son intégration pour en faire un collaborateur fidèle, efficace, sociable, etc. bref, content de travailler au sein de votre société de conseil ou d’ingénierie.

Préparer l’arrivée du nouveau collaborateur en ESN, SSII, etc.

Préparer correctement l’arrivée du nouveau collaborateur est une étape cruciale de la relation naissante employeur-employé.
Souvent, le rythme de travail et les contraintes dans les sociétés de conseil et d’ingénierie laissent peu de temps à consacrer à cette tâche.
En tant manager (ou peut-être même directeur si votre SSII ou votre cabinet est de taille modeste), vous devez vous assurer que, le Jour J, le nouvel arrivant disposera de tout ce qui lui est nécessaire pour se mettre au travail, et notamment d’un poste de travail opérationnel dans votre structure, mais aussi chez le client, si le collaborateur est amené à partir rapidement en mission. Cela suppose avoir pris préalablement contact avec les différents services (ou personnes) pour régler les questions matérielles : bureau, ordinateur, téléphone, badges pour le parking, etc. À défaut, le manque d’intérêt porté à son arrivée peut faire très mauvaise impression et inciter le collaborateur à s’interroger dès les premiers instants sur son désir de s’investir et de rester.
Annoncez l’arrivée du nouveau collaborateur, en tout premier lieu, à l’équipe qu’il va intégrer (qu’elle soit sur site ou chez le client), à l’occasion d’une réunion de service par exemple (c’est mieux qu’envoyer un simple mail.), puis à l’ensemble de l’entreprise. En fonction du poste occupé, il peut être également utile d’informer les partenaires externes. Cette communication est l’occasion de présenter en quelques mots le parcours, le rôle et les responsabilités du nouveau collaborateur dans la société.
Pour finir, définissez et formalisez au préalable le planning du premier jour du nouvel arrivant.
 

Le Jour J : réserver un accueil chaleureux et professionnel au nouveau collaborateur

Dès le début de la journée, recevez le collaborateur dans votre bureau et souhaitez-lui la bienvenue. En tant que manager, cela implique que vous soyez disponible et présent dès les premiers moments. Cette rencontre est l’occasion de poser les premières briques pour transmettre les valeurs et la culture de la société. Si nécessaire, rappelez et confirmez les promesses qui ont été faites au collaborateur au moment de l’embauche pour dissiper tout doute et s’assurer que toute la chaîne dispose des informations pour les mettre en œuvre. Plus ou moins rapidement, le collaborateur va partir en mission et vous ne le reverrez peut-être pas avant plusieurs semaines. Il doit se sentir en confiance.
Remettez-lui le livret d’accueil de votre entreprise, en version papier de préférence.
Présentez-lui son poste de travail, les collègues de son unité, et n’hésitez pas à faire le tour de tous les bureaux de l’entreprise, afin qu’il puisse en décrypter l’organisation, et qu’il soit vu de tous. À ce moment précis, le recrutement devient réel dans l’esprit collectif.
Prévoyez également des moments de convivialité durant cette première journée. Organisez un déjeuner avec les membres de l’équipe et vous, une pause café, etc. La nouvelle recrue ne doit pas se retrouver seule durant les moments de détente. D’une certaine façon, elle doit sentir que l’on intéresse à elle, et que l’ intégration dans l’équipe sera facile.
Invitez-le au prochain événement festif organisé par la société (afterwork mensuel ou bimestriel, petit-déjeuner d’entreprise, atelier cuisine, etc.) pour favoriser le développement du réseau en interne.
Annoncez-lui que votre porte lui est ouverte (et gardez-la vraiment ouverte le plus souvent possible). Une intégration réussie est aussi (avant tout ?) une affaire d’attitude, de comportement et de disponibilité.
Dans tous les cas, cette première journée ne pourra pas avoir lieu en mission chez le client.
 

Mettre en place les processus qui garantiront le succès de l’ intégration du nouveau collaborateur

Le plus rapidement possible, incitez le collaborateur à s’impliquer dans l’opérationnel pour éviter les périodes de flottement.
Et pour cela, quoi de mieux pour le nouvel arrivant que de disposer de modes opératoires et de process formalisés et clairs pour se mettre au travail. Dès le début, de bonnes habitudes seront prises et en cas de doute, le collaborateur pourra s’appuyer sur cette documentation pour travailler efficacement. N’hésitez pas par ailleurs à associer le nouveau collaborateur dans l’amélioration de ces processus. Son regard neuf peut être très pertinent et il sera encore davantage impliqué.

Rédigez et présentez un plan d’ intégration personnalisé, dans lequel sont planifiées les différentes étapes de l’ intégration du collaborateur pour les mois à venir. Si le processus d’ intégration se déroule principalement durant la période d’essai, il peut se prolonger au-delà si nécessaire.
Ce plan d’ intégration prévoira des rendez-vous réguliers pour faire le point, des périodes de formation sur des outils techniques, la nomination d’un tuteur (profil expérimenté), etc.
Si la taille de votre société s’y prête, il peut être intéressant de rassembler les nouvelles recrues tous les deux ou trois mois dans vos locaux, afin de leur faire découvrir plus en profondeur les différents métiers et projets de l’entreprise, expliqués par les managers ou les consultants en charge.
Cette période d’ intégration est aussi importante pour le salarié que pour l’employeur. Elle conditionne les fondations solides d’une collaboration efficace. Et n’oubliez pas que l’employeur est également évalué par le recruté, en fonction de la qualité de la mise en œuvre du processus d’ intégration. Avec les réseaux sociaux et les sites de notation d’entreprises, les recrutés partagent leurs avis et leur satisfaction. Ces avis peuvent attirer de nouveaux candidats qui sont à la recherche d’une entreprise attractive, et qui correspond à leurs valeurs. (voir notre article « Recruter ses collaborateurs IT en mode 3.0 » )
 

Être attentif aux feedbacks du collaborateur

Dès le démarrage, incitez le collaborateur à s’exprimer sur son arrivée dans l’entreprise et tout au long de son intégration dans un carnet de route personnel.
La nouvelle recrue pourra y intégrer ses rapports d’étonnement à chaque étape ou en synthèse.
Lors du rassemblement des nouvelles recrues, organisez un groupe de travail sur la perception qu’elles ont de la société, et des actions d’amélioration possibles. Efficace et très impliquant pour les nouveaux arrivants, cette démarche vous permettra de dégager des pistes d’améliorations en termes d’organisations en général ou de tâches à mener pour parfaire l’ intégration de nouveaux collaborateurs.
 

Faire le bilan de l’ intégration du collaborateur

Après une durée variable du processus d’ intégration, l’heure est au bilan. Remerciez les équipes qui ont pris part au processus.
Préparez ce rendez-vous au préalable, éventuellement avec votre supérieur hiérarchique, pour éclaircir certains points restés en suspens.
Le moment du bilan est propice au partage. Répondez aux éventuelles questions qui subsistent de la part du nouveau salarié. Demandez-lui si son intégration a été satisfaisante, s’il se sent bien dans son travail, etc.
Vous pourrez dresser ensuite le bilan du travail accompli. Le collaborateur maîtrise-t-il les outils ou techniques attendus ? Respecte-t-il les règles et les procédures, les consignes de sécurité, etc. ? Les relations avec ses collègues sont elles satisfaisantes ?
Si des problèmes sont constatés, il faudra les rectifier aussi vite que possible.
En tant que manager, vous ferez part au salarié de vos observations et de vos attentes. Fixez de nouveaux objectifs [toujours SMART]. Prévoyez les moyens pour soutenir leur atteinte et la progression du collaborateur. En fixant des objectifs ambitieux, vous lui signifierez la confiance que vous lui portez et votre intérêt pour une relation durable et profitable.
 
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