ESN : Quelles techniques d’Onboarding pour mieux accueillir vos collaborateurs ?

L’Onboarding, littéralement « montée à bord » en anglais, est un terme qui désigne la période d’intégration de chaque nouvel arrivant dans votre ESN. Ses enjeux ? Disposer d’un collaborateur rapidement opérationnel et qui, surtout, aura envie de rester longtemps dans votre entreprise. Alors que la bataille des talents fait rage, de plus en plus de sociétés se demandent comment offrir une expérience d’Onboarding unique et engageante. Dans ce contexte, comment transformer vos recrutements en collaborations pérennes en misant sur ces techniques ?

Considérez l’Onboarding comme une mesure d’accompagnement au long cours, qui prolonge naturellement la phase du recrutement et qui s’étend au-delà de la période d’essai. L’Onboarding doit être pensé et adapté à la culture de votre entreprise. Tout ce processus de découverte de la société, des valeurs, des lignes stratégiques va être décisif dans son choix de poursuivre ou non l’aventure avec vous.

En effet, cette période d’intégration est stratégique lorsque l’on sait que 80% des recrutés prennent la décision de rester dans les 6 premiers mois. Le risque de départ atteint un pic critique entre 40 et 50 jours après l’arrivée du nouveau collaborateur. De plus, l’Onboarding réduirait de 31% le turn-over.

Voici donc quelque idées originales pour bien accueillir vos collaborateurs en ESN :

Nommer un parrain :

Qu’il soit appelé « mentor », « parrain », « coach » ou encore « buddy », cette technique rencontre un grand succès. Dans une étude, la société Aberdeen Group relève que pendant le processus d’onboarding, les organisations qui ont nommé un parrain sont 2,5 fois plus efficaces que les autres. Ce mentor peut-être une personne référante vers qui se tourner en cas de besoin, ou encore, une équipe d’experts chargés de répondre aux questions des nouveaux embauchés. La présence d’un mentor n’exclut pas, bien entendu, l’implication de son manager.

Un webinar de présentation :

Cette technique est idéale pour présenter les nouveaux arrivants à l’ensemble des collaborateurs, même ceux en mission chez le client. En effet, cela permet de souder les équipes qui travaillent à distance tout en aidant anciens et nouveaux à mieux se connaitre. Une séance de questions / réponses pourra venir conclure ce webinar.

« Vis ma vie » : 

Il s’agit de partager une demi journée de travail avec un autre membre de l’équipe pour découvrir son quotidien. Cela peut être sur un poste similaire pour découvrir les problématiques et évolutions d’un autre collaborateur ou un poste complètement différent, ce qui permet d’améliorer l’empathie entre les équipes.

Le petit-déjeuner avec le(s) dirigeant(s) : 

Les nouveaux venus sont invités à échanger, autour d’un petit-déjeuner d’accueil dans un cadre moins formel que celui du poste de travail. C’est l’occasion de présenter la culture de l’entreprise par celui ou ceux qui ont créée l’entreprise, de montrer de la considération au nouvel arrivant et d‘instaurer une proximité qui pourra s’avérer stratégique avec le management. Petit-déjeuner, déjeuner ou after-work, ce concept peut être décliné, c’est la convivialité qui prime.

Les portraits chinois : 

Chaque collaborateur répond à une série de questions façon « portrait chinois » pour se présenter aux équipes en place. Ces portraits peuvent être mis en ligne sur le blog de l’entreprise et / ou affichés sur un mur avec celles du reste de l’équipe. On y découvre les talents cachés de chacun, son groupe de musique favori ou sa blague préférée par exemple. C’est une façon sympathique d’apprendre à connaitre ses équipiers.

Le « welcome pack » :

Qu’il soit physique ou virtuel, le « welcome pack peut contenir des informations nécessaires à une arrivée sereine dans l’entreprise ainsi que des petits cadeaux de bienvenue :  Mot de passe du wifi, explication des notes de frais, guide de la messagerie d’entreprise, présentation des chiffres de l’ESN, goodies aux couleurs de son nouvel employeur etc…

Le rendez-vous « feed-back » :

A la fin de chacun des premiers mois, le management instaure un moment privilégié et convivial pour recueillir le feed-back des nouveaux arrivants afin de s’assurer que chacun dispose de toutes les connaissances et outils nécessaires. Chaque nouvelle recrue peut également être invitée à participer à amélioration du processus d’Onboarding.

La solution SaaS :

Il existe aujourd’hui des outils, en mode SaaS, dédiés spécifiquement à l’Onboarding. Ils permettent de préparer en quelques clics l’arrivée d’un nouveau collaborateur, de l’engager dans son nouveau poste et de suivre son évolution. Plusieurs services sont disponibles tels que Workelo ou Heyteam par exemple.

Le serious game :

La plateforme de digital learning : 

Plus ludique et plus interactive, elle permet d’accompagner le collaborateur dans son intégration grâce à plusieurs ressources et activités numériques. L’avantage de ce type d’outil est que le salarié peut y accéder constamment, pendant toute la durée de son intégration et même plus tard s’il a besoin de consulter à nouveau certaines informations, ou de nouvelles ayant été ajoutées suite à une mise à jour de l’outil.

Le mur de bienvenue :

A l’entrée de l’entreprise, chaque collaborateur laisse un petit mot de bienvenue au nouvel arrivant sur un tableau dédié. Facile à mettre en place et ludique, ce tableau peut également être virtuel.

Il existe autant de techniques d’intégration que d’ESN. Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques en terme d’Onboarding ? Avez-vous expérimenté certaines de ces méthodes ? Qu’est-ce qui, selon vous, a le mieux fonctionné ? Parlons-en ensemble, c’est un sujet qui nous intéresse.