Comment réussir efficacement l’implémentation d’un ERP métier en mode SaaS dans une ESN ?

La mise en place d’un ERP peut parfois faire redouter de nombreuses difficultés et des coûts importants. Avec un ERP métier en mode SaaS, tout cela est révolu. Et avec un peu de méthode, succès et ROI se font vraiment sentir à court terme.

Un ERP métier en mode SaaS s’impose aux sociétés de conseil et d’ingénierie qui veulent combiner rapidité, agilité et ROI à court terme

Le choix de l’ERP est la première étape cruciale d’une implémentation réussie. Nous en parlions dans un précédent dossier, les sociétés de l’ingénierie et du conseil se démarquent des autres professions par des processus d’affaires, un vocable métier et des méthodes de travail bien particulières. L’ERP choisi se doit d’en couvrir tous les aspects spécifiques, ce qui, selon nous, exclut de facto un ERP généraliste.
L’ERP métier sait «parler» la même langue que la société. L’éditeur de l’outil est un véritable partenaire complice et à l’écoute, capable de comprendre les demandes des interlocuteurs de l’entreprise.
En raison de la profondeur des fonctionnalités métiers, ce type d’ERP permet de travailler plus efficacement en collant à l’activité de l’entreprise, ce qui facilite sa prise en main et son adoption.
Par ailleurs, et nous l’indiquions dans notre dossier du mois de juillet, choisir un logiciel en mode SaaS diminue considérablement les coûts d’usage et d’investissement, autorise à se concentrer essentiellement sur les aspects métiers du projet, et apporte rapidité et souplesse de mise en œuvre des services et des développements.
Pour les sociétés de service et d’ingénierie, le projet d’implémentation d’un ERP métier en mode SaaS est plus léger, plus flexible, beaucoup moins coûteux et permet un ROI beaucoup plus rapide qu’avec un ERP généraliste « On premise ».

Réussir l’implémentation d’un ERP métier en mode SaaS exige un engagement fort de l’équipe de direction et une équipe projet rassemblant les différents métiers concernés.

La mise en place d’un ERP relève naturellement de la gestion de projet. Cet article n’a bien entendu pas l’ambition de se substituer, même de façon synthétique, à un ouvrage en la matière. Nous souhaitons seulement mettre en lumière les conditions de réussite nous semblant essentielles. L’expérience du terrain nous montre qu’elles sont, pour certaines, encore trop souvent négligées.
Tout projet se doit de débuter par la clarification de l’idée de départ à travers une note de cadrage, une étude de faisabilité, et une première planification des phases du projet.
À côté du chef de projet désigné, le rôle du sponsor de projet dans l’engagement est très important. Le sponsor, bien souvent l’équipe de direction ou un de ses membres, établit les objectifs du projet, fournit le leadership pour l’ensemble de l’équipe, affecte les ressources nécessaires, vend le projet aux parties prenantes, résout les risques et problèmes cruciaux, approuve les changements majeurs et valide le projet à chaque étape. Donc, pas de projet sans sponsor.
Le chef de projet, quant à lui, véritable chef d’orchestre, doit constituer une équipe projet pluridisciplinaire, incluant des représentants de tous les métiers et toutes les unités concernées. Il ne doit pas négliger d’intégrer des ambassadeurs et des convaincus dans cette équipe, qui seront des moteurs et relais essentiels, et identifier les réfractaires, qui pourront pour certains être opportunément inclus dans l’équipe. La composition de l’équipe projet pourra varier en fonction de l’avancement du projet. Les membres pourront être totalement dédiés au projet ou bien en activité partielle.
 

L’accompagnement du changement implique de communiquer en interne tout au long du cycle de vie du projet

L’implémentation d’un ERP métier en mode SaaS, comme toute intégration d’une nouvelle technologie, d’une nouvelle orientation stratégique ou organisationnelle, occasionne des changements considérables, voire une rupture, remettant en cause des habitudes, la zone de confort et un sentiment de sécurité pour les collaborateurs. Pour susciter l’adhésion au projet, il est important de ne pas négliger l’accompagnement du changement, tout d’abord par la communication en interne.
L’être humain a souvent le réflexe de redouter, voire de refuser le changement. Mais il l’accepte davantage s’il n’a pas le sentiment d’être mis au pied du mur et s’il a été associé plus ou moins étroitement au projet. Il convient donc d’informer les collaborateurs dès le début du projet, et à chaque étape, et d’associer aux réflexions le plus possible l’ensemble du personnel.
Les plus réfractaires, après la phase d’opposition, tendent à se résigner face à l’énergie positive du projet, partagée progressivement par le plus grand nombre. Ils finissent par rationaliser leur implication en s’appropriant un certain nombre d’arguments que les actions de communication ne manquent pas de fournir, et notamment en insistant sur les avantages que procure la nouvelle solution.
Le nouvel outil permet tout d’abord au collaborateur de mieux suivre son activité, être plus efficace, en assurant, comme cela est le cas avec l’ERP BoondManager, un meilleur suivi :
– de leurs contacts prospects/clients (rappels, historique d’actions menées, etc.),
– de leurs opportunités d’affaires (rappels, états, positionnement, etc.),
– de leurs projets (prolongation de missions, suivis de mission, etc.),
– de leurs collaborateurs (disponibilité, entretiens professionnels, etc.),
– des candidats (entretiens physiques, présentations clients, etc.),
– …
Il facilite également le reporting et le partage de leurs activités concernant les opportunités d’affaires en cours (besoins et positionnements actifs), les actions réalisées (RDV, présentations clients, suivis de mission, etc.), les projets démarrés / clôturés, etc.
Par ailleurs, les utilisateurs d’un ERP, même s’ils trouvent des motivations personnelles à l’utiliser, vont souvent saisir le minimum d’information dans l’outil. Si l’objectif est d’optimiser l’utilisation/la collecte et le retraitement des données renseignées, l’équipe de direction doit affirmer sa volonté que seules les données renseignées dans l’outil font foi pour la remontée de l’activité des collaborateurs.
Et ces données clés et obligatoires doivent être clairement identifiées et renseignées. Par exemple :
– pour une nouvelle ressource : coordonnées, titre, contrat RH, joindre le Dossier de Compétence, définir le responsable Manager et le responsable RH, etc.,
– pour une nouvelle société/ nouveau contact CRM, pour une société : nom de la société, secteur, état… pour un contact : nom, prénom, état, fonction, coordonnées, etc.,
– pour une nouvelle opportunité d’affaires : créer un besoin associé au contact CRM, associer au minimum un titre + un domaine d’application + un « Rappel » + qualifier l’état du besoin,
– pour renseigner les positionnements de candidats et de ressources sur les besoins créés : qualifier les états de positionnements + les actions « Présentation client »,
– …
 

La réussite du projet passe par la formalisation de processus de travail clairs

La formalisation des processus d’utilisation clairs dans l’ERP est une étape essentielle. Pour chacune des actions réalisées ou à réaliser, les collaborateurs ont besoin de savoir comment les intégrer à la solution.
Afin de faciliter la compréhension des données qu’ils doivent renseigner, nous incitons nos clients à travailler leurs processus d’utilisation en répondant à ces différentes questions, pour chaque processus de création, suivi et clôture de fiches :
– Qui inscrit les données ?
– À quel moment ?
– Comment ?
– Quelles données renseigner ?
Lors des lancements de nouveaux utilisateurs, l’équipe de BoondManager fournit des exemples de processus d’utilisation, pouvant servir de base, comme celle-ci.
 

La formation, pilier indispensable à la réussite du projet

Afin que les collaborateurs maîtrisent le nouvel ERP métier en mode SaaS et assimilent les processus d’utilisation, il est nécessaire d’effectuer régulièrement des formations internes.
Ces formations doivent être effectuées par les « Managers clés » de la société qui connaissent parfaitement l’outil, sont capables de donner l’impulsion nécessaire au changement et d’assurer le transfert de connaissance en interne dans les meilleures conditions.
Si la taille de la structure l’exige, l’idéal est de désigner des formateurs-relais dans chaque unité, pour favoriser l’accompagnement de proximité.
Par ailleurs, l’éditeur peut organiser des sessions de formation sur site avec un groupe de managers plus important. Ces sessions de formation peuvent être souvent prises en charge par le Fafiec.

Dans le domaine des ERP métier en mode SaaS, BoondManager colle parfaitement aux processus et aux activités des sociétés de conseil et d’ingénierie et des cabinets de conseil. Son installation et son paramétrage rapide, son utilisation très facile au quotidien, font vite oublier les tableaux de pilotage réalisés sous Excel ou un progiciel trop généraliste. Le temps ainsi gagné permet de se concentrer sur l’essentiel.
Les clients de BoondManager en témoignent.
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