Le numérique a bouleversé notre façon de travailler. Ultra-connectés, les managers et les collaborateurs des ESN sont sans cesse poussés à plus d’efficacité et de rapidité. Mieux gérer la charge de travail demande non seulement des mesures concrètes pour améliorer l’organisation, du côté des employés comme de l’employeur, mais aussi peut-être une réflexion pour changer certaines perceptions liées à la gestion du temps.

un homme submergé par sa charge de travail

 

Le travail, c’est la santé ! Surtout s’il est bien géré.

Le travail est toujours un levier puissant d’accomplissement et de satisfaction personnelle, même si le paysage apparaît parfois de manière moins séduisant (amélioration des processus de travail, demande de rentabilité accrue, charge de travail en augmentation, communication et interactions permanentes, etc.). Le travail dans les sociétés de service et d’ingénierie peut très exigeant et assez stressant. Rien toutefois d’exclusif aux SSII et aux cabinets et sociétés de conseil : ce schéma est assez commun dans de nombreux secteurs de l’économie.

un homme enthousiaste et qui sait gérer sa charge de travailEt si ce contexte est de nature à générer du stress et des pics d’activité occasionnels, ceci n’a rien d’exceptionnel et d’insurmontable, direz-vous et vous avez raison. Cela fait partie du « package » de nos métiers d’ingénieur d’affaire, de développeur, de responsable de service support, de dirigeant, etc. dans les sociétés de conseil et d’ingénierie.

Alors quand faut-il commencer à s’inquiéter et réagir ? Tout simplement quand cette (sur) charge de travail n’est plus occasionnelle, mais devient tout simplement chronique. Bien entendu, rien n’empêche de s’interroger avant de connaître pareille situation et mieux vivre sa vie au travail. Mais l’urgence est justifiée quand le sentiment d’être submergé et se retrouver au creux de la vague est quasi-permanent.

 

Améliorer sa gestion et sa perception du temps pour arrêter de courir après

La gestion du temps et de la charge de travail relève de deux dimensions, respectivement subjective et objective, qui doivent s’accorder. Une approche à la fois fonctionnelle et psychologique est à privilégier pour arrêter de courir après le temps.

Tout d’abord, pesez le poids des charges qui vous sont confiées et quantifiez justement le temps nécessaire pour les accomplir, avec un écueil à éviter : estimer trop faiblement l’investissement temps nécessaire, ou oublier des tâches annexes. Cette pesée est de nature à révéler si vous vous trouvez en situation de surcharge de travail chronique, situation qui impose de prendre des mesures de réorganisation et de priorisation, sans quoi votre qualité au travail s’en verra diminuer.

Une femme stressée par le temps et sa charge de travailL’approche psychologique de notre gestion du temps et de la charge de travail soulève des questions plus complexes, et notamment celle de la motivation qui nous pousse parfois à accepter du travail plus que de raison, à ne pas renoncer à tel ou tel projet, à ne pas savoir dire non ou nous dire non, de refuser de reconnaître que nous sommes proches de la saturation. En effet, nous pouvons être particulièrement capables de nous manipuler, de nous oublier nous-mêmes pour atteindre un ou des objectifs plus ou moins conscients : besoin de reconnaissance, plaisir à vivre de façon intense et frénétique, désir d’accomplissement personnel à enchaîner les projets à grande vitesse et à les réussir, etc. Quelle que soit la motivation, tôt ou tard la surcharge de travail peut conduire à une sortie de route. D’où la nécessité d’opter pour un rythme de travail tenable et durable, dans votre intérêt et celui de votre employeur.

 

Lutter contre la surcharge de travail chronique

La surcharge chronique est désormais installée ? Amorcez un recadrage de vos activités et de vos champs d’intervention, en accord avec votre hiérarchie. Et comme le mieux est l’ennemi du bien, abandonnez votre désir presque obsessionnel de perfection, si vous y êtes sujet. La perfection est rarement nécessaire. La plupart du temps, il est possible d’alléger sensiblement la charge de travail d’une tâche ou d’un processus sans que la qualité des produits ou du service en souffre et que la satisfaction client soit entamée.

Dès le départ, prenez le temps nécessaire pour comprendre et analyser dans toutes ses dimensions les projets qui vous sont confiés et répondre précisément à la demande. Autrement dit, ne foncez pas tête baissée, pensant ainsi aller plus vite. Vous y gagnerez en productivité, limitant le risque de refaire le travail ou d’y revenir. Qui plus est, ceci est nettement plus gratifiant, et vous vous montrerez plus pertinent aux yeux de vos commanditaires et de vos collègues.

Partez à la recherche de ce progiciel qui fera gagner un temps précieux à votre équipe et à vous, celui qui vous permettra de gagner en performance sur les tâches fonctionnelles, collaboratives et de pilotage, afin de vous recentrer sur l’essentiel et les activités à forte valeur ajoutée (BoondManager par exemple !).

Si vous êtes manager ou gestionnaire de projet, apprenez à déléguer ou à confier certaines tâches, même si vous êtes convaincu que vous feriez mieux le travail vous-même. Rappelez-vous que vous ne pouvez pas tout faire non plus !

gérer intelligemment sa charge de travail

Et planifiez davantage, organisez intelligemment votre charge de travail. Dans vos planifications de projets, prévoyez des marges de sécurité, pour vous permettre de mieux gérer les contingences. Sanctuarisez dans votre agenda des moments avec vous-même pour prendre de la hauteur. Et renoncez à la culture de l’immédiateté : la plupart des demandes ne nécessitent pas une réponse dans la foulée. Agir ainsi est très désorganisant.

Et si vous trouvez que votre vie, après avoir mis en œuvre ces quelques suggestions, commence à manquer de peps, privilégiez des projets personnels qui vous permettront sans risque ni enjeu majeur de satisfaire à vos besoins.

 

Apprendre individuellement à gérer facilement son stress

Le stress au travail, tout le monde en parle, mais savez-vous précisément de quoi il s’agit ? Selon l’agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, le stress professionnel survient « lorsqu’il y a un déséquilibre entre la perception qu’une personne a des contraintes que lui impose son environnement et ses propres ressources pour y faire face ». Le stress n’est pas fonction du niveau absolu des exigences, mais de l’écart perçu entre les exigences et sa propre capacité à y faire face.

Alors, comment apprendre à gérer le stress ?

À côté de mesures d’organisation comme celles vues précédemment, il existe des astuces simples de première intention de nature à faire baisser le stress.

Revoyez quotidiennement ou régulièrement votre liste des priorités et des urgences pour satisfaire les échéances, et ne pas avoir le sentiment de risquer d’être débordé.

Recherchez des gains de productivité dans l’automatisation des tâches. Commandez à votre service informatique cette macro Excel qui vous fera gagner un temps précieux.

Désactivez vos alertes e-mail et privilégiez un traitement quotidien en deux ou trois temps, et ce afin d’éviter de vous éparpiller et de perdre en concentration. De la même façon, mettez votre téléphone de bureau sur messagerie quand nécessaire et délaissez votre téléphone portable personnel. De manière générale, tuer toute mauvaise habitude parasite qui fait perdre du temps.

Toutes les réunions auxquelles vous vous rendez sont-elles essentielles à votre activité ? Votre présence est-elle nécessaire ? Faites le tri pour ne plus être victime de réunionites aiguës et chronophages.

Le home office permet d'être moins dérangé et de faire face à une charge de travail ponctuelleÀ défaut de pouvoir faire du home-office de temps en temps, mettez à profit les temps de trajets dans les transports en commun et jouer la carte de la mobilité pour vous consacrer à des tâches fonctionnelles et demandant peu de concentration, mais qui une fois traitées, apporteront une certaine souplesse dans l’emploi du temps de votre journée. Et si votre moyen de transport est habituellement bondé, heureusement l’usage du laptop n’est pas indispensable, nos smartphones étant désormais capables de s’y substituer pour de nombreux usages : répondre à ses e-mails, ou déclarer ses temps et frais avec l’application métier idoine, comme BoondManager par exemple, etc.

Accordez-vous des courts moments de détente dans la journée. Ils sont également propices aux bonnes relations avec les collègues. N’oubliez pas qu’être sociable est un facteur de réussite de vos projets transversaux.

 

De l’intérêt de l’employeur et du management d’organiser globalement le travail et d’accompagner les collaborateurs à mieux gérer leur charge de travail

L’employeur investit en capital homme en recrutant un collaborateur, le formant, l’accompagnant dans l’accroissement de ses compétences, etc., et attend logiquement un retour sur investissement et des performances continues sur le long terme. La perte en capital humain a un coût non négligeable et les moyens de nature à fidéliser le salarié sont des leviers gagnants pour gérer ce risque. D’autant qu’il est parfois difficile de remplacer et recruter certains profils dans les métiers de l’IT.

Des collaborateurs satisfaits de la répartition de la charge de travail L’organisation du travail et de la gestion des charges sont des moyens importants à la disposition de la hiérarchie.

Le rôle du manager est de tout premier ordre. Il doit être capable d’être à l’écoute et d’accompagner le collaborateur à faire face à des situations de stress ou de surcharge chronique.

L’employeur, à la recherche de synergie, de gains de productivité et de la satisfaction de ses salariés, dispose de moyens pour (re) organiser à tous les niveaux l’entreprise et revoir, par exemple, la définition des postes ou affecter des ressources humaines ou matérielles supplémentaires pour faire face à des situations exceptionnelles ou pour accompagner la croissance organique de l’entreprise.

 

 


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