Pour un manager en société de conseil et d’ingénierie, le suivi des projets au forfait ou en régie AT est essentiel pour évaluer leur avancement, corriger leur trajectoire si nécessaire, et vérifier la satisfaction du client, celle du consultant et du manager. Il permet également de détecter de nouvelles opportunités d’affaires et de développer les compétences du consultant. Découvrez comment tirer véritablement profit de cette étape clé de la vie du projet.

La réunion de suivi des projets au service de la satisfaction de tous les acteurs

Le suivi deS projetS permet de mesurer LEUR avancement.

Le suivi de projet a pour premier objectif de faire un point d’étape dans l’avancement du projet impliquant un diagnostic partagé entre les trois acteurs majeurs du projet que sont le donneur d’ordre, l’ingénieur sur site (le consultant), et le manager du consultant. Il se matérialise notamment par la réunion de suivi de projet.

Le suivi des projets permet de suivre précisément et collectivement leur avancementLe suivi de projet a pour ambition de s’accorder sur le chemin parcouru pour atteindre l’objectif, de convenir des étapes franchies avec succès et celles à venir, de discuter des difficultés rencontrées et de comment elles ont été surmontées, d’anticiper les problèmes et les risques, etc. Cette étape itérative sera programmée toutes les 4 à 6 semaines en fonction de l’importance et de la durée de la mission.

 

Le suivi deS projetS permet de vérifier la satisfaction et de renforcer la collaboration.

Le suivi de projet, notamment grâce à la réunion de suivi, procure une prise de température à un moment donné de la satisfaction du client au regard du travail réalisé par le consultant. La communication est-elle bonne, fluide, efficace entre le commanditaire et l’ingénieur sur site ? Le calendrier initial est-il en passe d’être respecté ? etc.

Cette rencontre est aussi l’occasion de se connaître davantage. D’apprendre tout d’abord à mieux comprendre qui est votre client et de tisser des liens professionnels plus forts. Vous ne manquerez pas de faire la meilleure impression pour donner envie à chacun de prolonger la coopération sur cette mission ou des projets ultérieurs.

Vous pouvez également évoquer les succès auprès d’autres partenaires, non seulement pour conforter votre client dans le choix d’avoir fait appel à vos services, mais aussi pour enrichir les réflexions lors de cette réunion de travail.

À côté de la réunion de suivi de projet proprement dite avec le client, organisez aussi souvent que nécessaire des réunions avec le consultant pour traiter d’aspects n’ayant pas vocation à être évoqués nécessairement en présence du client.
Le consultant prend-il plaisir à travailler sur ce projet ? L’intéresse-t-il ? Est-il motivé ? Si cela n’est pas le cas, il vous appartiendra de valoriser de façon authentique le projet en utilisant tous les leviers à votre disposition. Vous devez le rendre « heureux » de travailler sur le projet. Faites en sorte qu’il y trouve son compte.
Le consultant acquière-t-il de nouvelles compétences ? A-t-il le sentiment que le projet est propice pour faire avancer son projet professionnel ? Est-il satisfait de l’accompagnement que vous lui proposez tant concernant la mission que son évolution de carrière ? En effet, le projet est le principal levier de gestion de carrière et de développement des compétences. Ces deux dernières dimensions sont des facteurs importants de motivation et de fidélisation. N’hésitez pas à faire un point d’avancement de carrière sans attendre l’entretien annuel d’évaluation et à lui proposer l’aide nécessaire pour atteindre ses objectifs : formations, projets internes, coaching, etc.

Vérifier la satisfaction des projets

Le suivi de projet permet, à l’instar de la réunion de suivi de projet avec le client, d’en découvrir davantage sur votre consultant, et notamment sur ses savoir-faire et savoir-être en situation. Et aussi, pour le consultant de mieux vous connaître et de vous évaluer en tant que manager. Une priorité : donnez envie de travailler avec vous (et pour vous et la société) !

Pour finir, du point de vue du cadre, le consultant reporte-t-il efficacement à son manager ? Sait-il être vos yeux et vos oreilles chez le client pour vous aider à anticiper certaines situations ? Vous sollicite-t-il en cas de difficultés au moment opportun ?

 

Le suivi deS projetS est une occasion de détecter de nouvelles opportunités.

Le suivi de projet a également pour objectif de détecter de nouvelles opportunités d’affaires. Il n’est pas rare, lors de la réunion de suivi, que le client exprime de nouveaux besoins sur le projet en cours ou des projets à venir, ou que votre consultant vous fasse part d’un besoin non exprimé par le client au moment de la préparation de la dite réunion. Et vous serez alors à la première place pour y répondre peut-être même avant que la concurrence soit consultée.

 

Le suivi des projets se doit d’être préparé rigoureusement par le manager et le consultant.

Le suivi des projets demande que chacun des acteurs prépare respectivement ce point d’étape, pour rendre notamment la réunion de suivi en présence du client la plus efficace et la plus constructive possible.

Manager et consultant doivent tout d’abord s’assurer que les objectifs de la mission n’ont pas évolué en cours de projet. Où en est-on par rapport à la proposition initiale ? Le contexte a-t-il changé en termes de budget, de risques, de contingences, etc. ? Ces changements sont-ils positifs ? Ont-ils un impact sur l’accompagnement du consultant en termes de formation et d’objectifs de carrière ?

Le suivi des projets se prépare en coopération

Ensuite, procédez au bilan de la période. Le consultant doit rapporter les faits (avérés ou non des rumeurs, des éléments objectifs), les évènements et les actions entreprises.

En tant que manager, vous devez être capable à partir de ces éléments d’apprécier la situation. Le projet se déroule-t-il de bonnes conditions ? Qu’est-ce qui a marché ? Sur quoi le client peut-il être insatisfait ? Tout doit être passé objectivement en revue. Le diable se cache dans les détails. Vous devez être en mesure d’anticiper toutes objections et toutes difficultés avant la rencontre avec le client. Et si la situation vous paraît ardue à cerner ou délicate, appeler le client à l’avance peut être utile pour éclaircir le paysage.

De l’analyse de ce bilan doit découler une proposition de stratégie de gestion du projet pour les semaines et les mois à venir. En mode projet, il faut toujours se poser la question suivante : que va-t-il se passer si l’on ne change rien à la manière de travailler ? Autrement dit, où va-t-on arriver si l’on poursuit la mission dans les mêmes conditions ?

Si l’anticipation du résultat convient, on pourra être tenté de faire mieux. Dans tous les cas, on ne manquera pas de valoriser la bonne marche du projet auprès du client.

Si le résultat ne semble pas en vue ou pire si une sortie de route est prédictible, alors il faut rectifier de façon urgente la trajectoire. Montrez-vous à la hauteur en faisant des propositions constructives, susceptibles d’être acceptées par le client et par le consultant permettant d’atteindre le ou les objectifs. Gardez à l’esprit que toute difficulté peut devenir une opportunité. Par exemple, si vous vous accordez avec le client sur le fait que les moyens pour mener à bien le projet n’étaient pas suffisants, vous pourrez peut-être affecter un deuxième consultant ou la durée du contrat pourra être prolongée, etc. Ce sont dans les moments délicats qu’il est possible d’apprécier et d’évaluer un partenaire. Le client doit savoir qu’il peut compter sur vous de façon indéfectible. Ces risques et difficultés peuvent également constituer une opportunité pour le consultant, qui, par exemple, devra acquérir de nouvelles compétences utiles à son déroulement de carrière.

Pour finir, établissez avec le consultant le plan d’action qui sera présenté au client.

 

Consultant et manager doivent s’accorder sur la façon de tenir la réunion de suivi avec le client.

La réunion de suivi avec le client suppose que, consultant et manager, connaisse parfaitement leur rôle durant la réunion, pour éviter toute confusion, contradiction ou simplement donner l’impression de ne rien avoir préparé ou de ne pas suivre le projet avec toutes les attentions requises. Ces rencontres avec le client sont très importantes. Elles permettent non seulement de renforcer la confiance et la satisfaction du client, mais aussi d’identifier de nouvelles opportunités d’affaires.

Manager et collaborateur s'accordent sur le déroulement de la réunion de suivi de projets

Le manager conduit la réunion pour la rendre la plus efficace possible, recentre les discussions si besoin, s’assure que l’ordre du jour est traité, etc. Par ailleurs, il peut être amené à endosser certaines responsabilités que le consultant ne peut assumer.

Le consultant, quant à lui, évoquera les points opérationnels et organisationnels, en tentant de valoriser les actions entreprises, mais point trop n’en faut. Rester factuel et souligner sobrement les réussites sont les bonnes conduites à tenir.

L’ordre du jour comportera a minima les points suivants : tâches réalisées, tâches à réaliser, problèmes rencontrés ou en cours, risques identifiés, plan d’action proposé avec planning, indicateurs SMART, etc.

À l’issue de la réunion, tous les problèmes éventuels auront trouvé leur solution. Chacun des acteurs repartira avec une vision claire du projet. Si, lors des échanges, aucune opportunité d’affaires n’a été détectée, le manager n’hésitera pas, par exemple, à interroger le client sur ses nouveaux besoins, ou sur des besoins dont il aurait connaissance dans d’autres départements, ou d’autres entreprises.

 

Le suivi de projet se solde par un rapport d’avancement de projet.

La rédaction du rapport d’avancement de projet est un passage obligé à plusieurs titres. Il permet d’énoncer par écrit ce qui a été constaté et décidé lors de la réunion de suivi. L’écrit clarifie la pensée et peut mettre en lumière plus facilement certaines incohérences non détectées durant les échanges. Ensuite, c’est un véritable outil de communication, partagé par essence entre le client, le consultant et le manager, qui gravent dans le marbre de façon univoque les tâches réalisées et les actions à venir, le planning avec ses dates jalons, les risques identifiés et les mesures correctrices, etc.

Comme tout document de communication, la présentation doit être soignée. Privilégiez les graphiques, schémas, plutôt que de longues proses. Focalisez-vous sur les aspects objectifs et positifs. Assurez-vous que le client perçoive la plus-value des services fournis. Et comme ce document peut être lu par d’autres personnes, il doit être compréhensible pour des acteurs non directement concernés par le projet. À cette fin, n’hésitez pas à le faire relire par une tierce personne.

Toutes les réunions de suivi des projets font l'objet d'un rapport d'avancement

 


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