Dossiers ESN et ICT • juillet 2019

5 bonnes pratiques pour optimiser la collecte des temps des collaborateurs d’ESN

En tant qu’Entreprise de Services du Numérique, cabinet de conseil, ou d’ingénierie, vous avez besoin de gérer les temps passés, par consultant, sur leurs différentes missions. Une des principales raisons pour une ESN de suivre le temps de ses collaborateurs est d’être en mesure de facturer ses clients. Il est alors indispensable de connaître le temps précis consacré sur les activités par projet et par collaborateur. Comment optimiser cette collecte et dans quel but ? Voici 5 bonnes pratiques.

1. Établir un processus clair

Déterminez un processus clair et connu de tous est une excellente pratique pour faciliter la collecte des temps :

À quelle date soumettre ses temps ?
Qui valide ?
Quelle est la procédure en cas de vacances ou d’absence ?
Qui contacter en cas de problème ?
Quelles sont les activités sur lesquelles saisir son temps ?

Suite à cela, communiquez ces procédures, assurez-vous de les conserver à jour et de les rendre accessibles aux collaborateurs en tout temps. Cette procédure pourra ensuite faire partie des informations à communiquer aux nouveaux consultants.

2. En finir avec le papier

La feuille de temps vierge, format Excel, que les consultants doivent remplir, imprimer, faire signer, scanner et renvoyer est encore monnaie courante dans de nombreuses ESN. Çelà peut paraître d’un autre temps mais reste une pratique encore très utilisée.

Pourtant, à l’heure du « tout numérique », il existe des solutions pour gagner du temps, éviter les erreurs de recopie et centraliser les informations de manière collaborative.

Au delà du fait qu’un tel process ne renvoie pas une image très moderne pour un secteur spécialisé dans la transformation numérique, il est évident que la démarche est chronophage et source d’erreur.

Et quid de la croissance de la société ? Ce qui est peut-être suffisant pour 3 consultants va vite devenir ingérable pour 50…

À l’aide d’un logiciel métier, vos consultants peuvent saisir rapidement et facilement les temps par affaire, via une grille, proposant un système de case à cocher. Fini le papier… et le temps perdu !

3. Automatiser les relances

Il est essentiel de définir des dates butoirs pour anticiper au mieux les retards. Pour cela, un logiciel métier vous permettra d’adopter relances automatiques, un véritable gain de temps pour tous !

En tant qu’administrateur d’un outil comme BoondManager, vous allez pouvoir configurer un emailing mensuel qui invite les collaborateurs à se connecter à leur espace pour y renseigner leur activité. À J+1, si la feuille de temps n’était pas validée, l’outil relance automatiquement, chaque jour. Pratique…

4. Maitriser le ROI

Dans votre activité, c’est le temps passé par client qui est pertinent pour émettre votre facturation. En rentrant le temps passé par client, vous serez en mesure d’analyser ce temps passé et de l’optimiser par la suite. Suivre le temps passé par ses collaborateurs permet d’évaluer précisément le coût d’un projet à partir du coût unitaire de chaque ressource, et par extension, mesurer le ROI par projet et ses axes d’optimisation.

En effet, mesurer le temps passé c’est bien, mais le comparer au temps planifié c’est encore mieux !

Les coûts d’un projet peuvent être autant des dépenses matérielles, des frais de fournisseurs que de main d’œuvre interne. Cette dernière catégorie est souvent plus difficile à suivre, puisque les collaborateurs peuvent travailler sur plusieurs projets ou avoir d’autres types d’activités, comme de la formation ou des tâches administratives. C’est pourquoi il est essentiel d’être en mesure de connaître les coûts auxquels se rattachent vos projets, en connaître la rentabilité et la marge de profit.

En saisissant le temps réel travaillé sur les différentes activités, vous pourrez comparer votre planification avec la réalité. Ces écarts vous permettront d’analyser les causes, de tirer des leçons apprises et d’apprendre afin d’être plus efficient lors des prochains projets.

5. Penser mobile

Pouvoir déclarer son activité ou ses absences depuis son smartphone, sans être forcement sur son ordinateur permet une plus grande fluidité dans la collecte des temps. C’est particulièrement vrai pour les consultants qui sont chez le client, et par conséquent, peu au bureau. Un outil doté d’une application mobile permettra une saisie depuis son lieu de vacances ou depuis les transports en commun. Ainsi, moins de retard et plus de confort pour les collaborateurs.