Doper la motivation dans les SSII et les cabinets de conseil grâce à l’entretien d’évaluation

L’EAEA (Entretien Annuel d’Evaluation et d’Appréciation) est un moment capital dans le cycle de travail du collaborateur en SSII et cabinets de conseil. Exercice délicat, qui doit aussi bien être préparé par le manager que par le collaborateur, il doit permettre, sur la base d’un bilan partagé, notamment de s’accorder sur les objectifs et d’insuffler l’énergie et la motivation nécessaires. Pas si simple… Mais voici quelques conseils qui pourront vous y aider.


 

Les EAEA sont en ESN (ex. SSII et cabinets de conseil) d’autant plus importants que les collaborateurs passent la plus grande partie de leur temps chez les clients et que leur motivation peut être parfois mise à l’épreuve.

La relation manager-collaborateur se construit idéalement dans la régularité, et quand cela est possible au quotidien. Une des spécificités des métiers du conseil et de l’ingénierie est la délocalisation du lieu de travail. Les collaborateurs sont la plupart de leur temps chez le client. Même si de nombreuses SSII et sociétés de conseil exigent que le collaborateur vienne passer du temps à l’agence de rattachement et rencontrer son manager, certains connaissent un sentiment d’isolement. Il peut être difficile pour eux de créer des liens quand les affectations changent souvent et, de fait, ils ne sont que rarement considérés comme des collègues à part entière par les salariés du client.
Pour le manager, dont la mission principale est d’accompagner son équipe et de faire progresser ses collaborateurs, la marge d’action est limitée du fait de la relation à distance. Il peut lui être difficile de suivre les projets, et de contrôler l’adéquation entre la charge de travail et les moyens affectés. Certains collaborateurs, consciencieux et peu enclins à escalader leurs difficultés, arrivent parfois à des situations de mal-être au travail ou d’épuisement qui auraient pu être évitées.
C’est pourquoi la convention Syntec a fixé des règles plus exigeantes que la Loi en termes de périodicité des entretiens annuels obligatoires* en instaurant deux entretiens au lieu d’un par an, et un entretien en cas de difficulté inhabituelle du salarié permettant un véritable suivi de la charge de travail du salarié afin de respecter entre autres l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
 

Côté collaborateur, ne jamais se rendre à un EAEA sans l’avoir préparé

L’employeur a l’obligation de proposer une date d’entretien suffisamment à l’avance. Ce temps est nécessaire pour que le collaborateur puisse se préparer et que l’entretien soit profitable.

Cette préparation consiste tout d’abord à se rappeler les faits marquants de l’année : l’effectif de l’équipe a-t-il diminué ? Les projets ont-ils été particulièrement complexes et difficiles à mener à bien ? Un changement légal, réglementaire ou conventionnel a-t-il eu un impact sur le travail ? L’organisation au sein de l’entreprise a-t-elle changé en cours d’année ? Des processus majeurs ont-ils été profondément modifiés ? etc.
Il lui faudra ensuite faire le bilan des objectifs atteints et non atteints et de réfléchir aux raisons des succès et des échecs. Lorsque les objectifs sont dépassés, il faudra se demander si cela est dû à un contexte exceptionnel ou au fruit direct des actions entreprises, bref à quoi est attribuée l’atteinte des résultats. En cas de non-atteinte d’objectifs, tout en restant le plus objectif possible, le collaborateur doit essayer de réfléchir aux raisons de ces échecs et admettre sa part de responsabilité, si cela est le cas.
Avant l’entretien, le collaborateur se doit également d’élaborer un plan d’action ou avoir des propositions de façon à améliorer son travail pour l’année qui vient.
Cette étape de bilan des faits marquants et de l’atteinte des objectifs est complétée par une auto-évaluation des compétences du collaborateur. En faisant preuve de la plus grande lucidité possible, le collaborateur s’interrogera sur ses points forts et ses points faibles. Cette démarche peut appuyer une redéfinition des missions ou mettre en lumière des nécessités de formation.
Pour finir, le collaborateur doit réfléchir à son avenir professionnel. Il devra être capable de répondre à des questions simples : « Quelles évolutions professionnelles souhaiterais-je d’ici 6 mois, 1 an ou 3 ans ? Suis-je mobile géographiquement ? » etc.
L’ensemble de ces réflexions peut amener le collaborateur à souhaiter une augmentation. Celle-ci pourra se faire à l’occasion de cet entretien, et devra être dûment motivée par des éléments objectifs.
 

Pour les managers, l’EAEA est un exercice de management délicat qui exige aussi une préparation rigoureuse.

En guise de préparation, le manager devra se poser des questions semblables à celles du collaborateur en termes de faits marquants et d’atteintes des objectifs.
Pour l’évaluation des compétences du collaborateur, il gardera à l’esprit que toute appréciation doit être justifiée par des éléments objectifs et quantifiés. Ici encore, l’improvisation est fortement déconseillée. Un sentiment ou une impression ne saurait suffire à appuyer une évaluation négative du collaborateur.
Le manager déterminera ensuite les objectifs souhaités pour l’année à venir, conformément aux objectifs qui lui ont été fixés en EAEA par son supérieur hiérarchique. Un bon objectif est un objectif SMARTER.

L’objectif doit être :
– Spécifique dans le sens de clair, précis et simple. A contrario, l’objectif ne peut pas être vague.
– Mesurable : il faut pouvoir mesurer à tout moment les résultats avec un ou des indicateurs capables de dire si le but est atteint, en voie ou non d’être d’atteint. Un objectif qui ne peut se mesurer ne peut être un bon objectif.
– Atteignable et Acceptable : l’objectif doit tenir des compétences, de l’expérience du collaborateur et des moyens qui pourront être affectés.
– Réalisable : un objectif irréaliste découragera le collaborateur.
– Temporellement défini : Il faut préciser un échéancier, précisant les différentes étapes qui mèneront à la réalisation de l’objectif.
– Excitant : si l’objectif est stimulant pour le collaborateur, il aura beaucoup de plus de chances d’être réalisé.
– Récompensé : il s’agit de fixer dès le départ, la façon dont sera récompensée la réalisation de l’objectif. Il ne s’agit pas ici de promettre une augmentation dès qu’un objectif majeur sera atteint (une augmentation n’étant en général attribuée que lorsque le collaborateur dépasse les attentes dans plusieurs domaines et/ou si son périmètre de responsabilité s’élargit), mais plutôt d’être capable de marquer la réussite pour la reconnaître et l’inscrire dans le parcours du collaborateur. Cela peut prendre la forme d’une invitation à déjeuner ou d’une soirée festive si l’objectif est collectif.
Le manager devra également réfléchir au préalable à la manière d’accompagner l’atteinte des objectifs fixés, en recourant notamment à la formation du collaborateur.
Pour finir, le manager devra s’interroger sur les perspectives d’évolution possible du collaborateur au sein de l’entreprise.
 

La conduite de l’entretien : un moment crucial

Un des objectifs majeurs du manager dans le cadre de l’EAEA est que le collaborateur ressorte de l’entretien avec une motivation de fer.
Pour le collaborateur, l’EAEA est souvent l’occasion de prendre le temps pour exprimer des souhaits personnels, d’amélioration de l’organisation du travail, ou de revenir sur des difficultés, etc.
Pour réussir, chacun va devoir s’adonner à un exercice où les maîtres mots sont notamment « dialogue », « écoute », « ouverture d’esprit » et « négociation ».
Au-delà des mots, la réussite de l’entretien va dépendre de l’attitude positive, du comportement de chacun. Le verbal est aussi important que le non verbal. En effet, les attitudes trahissent parfois les discours.
Lors de l’EAEA, une grande responsabilité repose sur le manager qui doit pouvoir offrir les meilleures conditions à la conduite d’un entretien réussi. Le lieu et le moment de l’EAEA ont été choisis avec précaution et l’entretien pourra avoir lieu à l’extérieur de l’entreprise, pourquoi pas dans un café, de préférence au calme. Il faut également prendre le temps nécessaire afin de pouvoir discuter de façon détendue.
La discussion pour s’accorder autour du bilan est essentielle pour confronter les points de vue sur les raisons des réussites et des échecs. « Confronter » ne veut pas dire « s’affronter ». Un EAEA ne doit pas être un moment où les comptes se règlent. Il y a d’autres moments pour cela. Il est plus constructif de se focaliser sur la façon dont les choses peuvent être améliorées.
Au moment de l’évaluation des compétences, le manager devra faire un effort particulier d’explication et de justification de ses propos. Ceci permet au collaborateur de s’assurer que le manager tient bien son rôle, le connaît suffisamment et suit son travail comme il se doit. Ce n’est qu’à ce titre que le manager sera crédible dans son appréciation. D’une certaine façon, le collaborateur évalue aussi son manager.
Le moment de la fixation des objectifs pour l’année à venir est un moment très important. En plus d’être SMARTER, un bon objectif se doit par ailleurs d’être partagé et faire l’objet si nécessaire d’une négociation entre le manager et le collaborateur. Cette négociation peut porter notamment sur les moyens, le niveau du résultat à atteindre, la temporalité, le nombre d’objectifs à atteindre simultanément, etc. Le manager a tout intérêt à accepter et mener judicieusement cette négociation. Un objectif négocié a plus de chances d’être réellement accepté par le collaborateur et atteint. Le collaborateur, quant à lui, doit saisir l’opportunité d’être acteur dans les décisions de fixation des objectifs.
La dernière étape de l’entretien, résolument tournée vers l’avenir, peut augmenter considérablement la motivation du collaborateur. En effet, en exprimant ses souhaits d’évolution professionnelle, le collaborateur se prête à rêver à une situation désirée, ce qui constitue un fort moteur d’engagement. Le manager prendra le temps d’écouter attentivement le collaborateur, d’approfondir ses doléances, sa vision, l’idéal étant qu’elles correspondent à des possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.
Tout ceci devra bien entendu être formalisé au sein du compte rendu d’EAEA. Ce document est co-signé par le manager et le collaborateur.
 
*par un avenant de l’ accord de branche du 1^er avril 2014 entré en vigueur le 4 juillet 2014