ERP : les étapes de déploiement d’un logiciel de gestion en ESN
Vous avez fait le choix de faciliter la croissance et le quotidien de votre ESN avec un logiciel ERP ? Excellente idée ! Il est désormais temps de déployer votre nouvel outil afin de tirer rapidement parti des améliorations de processus et d’efficacité qu’il vous apportera. En effet, la mise en place de votre ERP nécessite de respecter certaines étapes et un accompagnement tout au long du processus d’implémentation.
1. Définissez les objectifs de déploiement de votre ERP
Choisir le bon éditeur de logiciel ERP est un élément clé de votre stratégie de déploiement. L’énergie et la formation qu’il mettra à disposition de votre ESN peut varier et il est essentiel de prendre en compte cet aspect dans votre cahier des charges.
Pour tirer le meilleur parti de votre ERP, il vous faut donc commencer dès la phase de sélection. Ce processus requiert la participation des managers qui utiliseront régulièrement le nouvel outil afin d’élaborer une liste de vos besoins et des différents acteurs engagés sur le projet.
Identifiez les collaborateurs de votre ESN qui utiliseront l’ERP : recruteurs, ADV, commerciaux, direction, consultants etc… Élaborez ensemble une liste de fonctionnalités indispensables pour que le logiciel réponde aux besoins de votre SSII.
Ceci permettra à votre éditeur d’ERP de vous accompagner sur les fonctionnalités clés. Identifiez également le nombre de managers et de consultants qui travailleront de façon collaborative sur votre outil : leurs droits et permissions seront sans doute différents.
2. Considérez l’expertise métier de votre éditeur
Un excellent ERP, c’est bien, une équipe d’experts qui comprend vos enjeux et votre secteur d’activité, c’est mieux !
Parce que votre projet est unique, l’accompagnement humain dédié à la mise en place de votre ERP est essentiel afin de faire matcher vos objectifs avec votre coaching.
Plus les formateurs auront d’expérience dans la mise en place d’outils équivalents sur votre secteur de marché, plus ils sauront adapter le contenu et le rythme des échanges avec vos équipes. Ils sauront également vous conseiller dans la gestion de vos priorités et de vos deadlines.
3. Onboarding
Le kick-off
C’est la première étape de votre onboarding. Ce rendez-vous vous permettra de faire connaissance avec votre formateur et chef de projet. Vous pourrez récapituler ensemble vos objectifs et priorités. Vous choisirez également vos « ambassadeurs« , qui piloteront le logiciel avant les autres et prêcheront la bonne parole en interne.
Le parametrage
Cette étape vous permettra de bien définir les accès à l’administration de votre ERP afin de personnaliser les référentiels pour s’adapter à votre ESN. Cela peut concerner par exemple vos types de temps, frais, absences ou encore devises.
La reprise de vos données
Votre formateur vous aidera à qualifier et importer vos données (Candidats, Ressources, CRM, Besoins) et à recréer manuellement certaines informations si besoin (ex : projets et commandes en cours).
La migration de vos données existantes doit être parfaite. Cela constitue un des éléments les plus importants de toute mise en œuvre de solution logicielle ERP.
La formation de vos équipes
Pour maximiser le succès du déploiement de votre logiciel métier, la formation est cruciale. Elle garantit une mise en œuvre harmonieuse et permet d’exploiter le plein potentiel de la solution mise en place.
Il vous faudra en effet acquérir, dès le départ, les bonnes pratiques de votre nouveau logiciel SaaS. Une formation claire aux processus d’utilisation permettra à vos équipes d’identifier et de renseigner les données clés dans le progiciel : qui inscrit les données ? À quel moment ? Comment ? Quelles données renseigner ?
Notre astuce ? Choisissez un éditeur qui est aussi organisme de formation. Cela permettra de financer la montée en compétence grâce à votre OPCO !
4. Encouragez l’adoption de l’ERP
Le déploiement n’est pas toujours synonyme d’adoption, c’est pourquoi il vous faudra choisir un ERP simple, intuitif et ergonomique pour séduire vos utilisateurs.
N’hésitez pas à expliquer, via vos outils de communication interne pourquoi vous avez choisi cet ERP.
Quels sont les avantages pour le quotidien de vos équipes et pour votre ESN. La couleur doit être annoncée de façon transparente dès le lancement en valorisant les points positifs et les gains motivants pour chaque type de métier.
Les collaborateurs trouveront principalement leur motivation à utiliser correctement l’ERP dans le fait d’être plus efficace, de mieux suivre leur activité, de faciliter le reporting et le partage de leur activité, de gagner du temps, etc.
Du point de vue de l’équipe dirigeante, l’une des motivations à utiliser un ERP est de pouvoir s’appuyer sur des indicateurs fiables pour piloter l’activité de façon à accélérer la croissance.
5. Toujours monter en compétences
Un ERP est un logiciel très riche en fonctionnalités. Au fil du temps, il pourra devenir nécessaire d’organiser des formations de mise à niveau pour monter en compétences, afin d’assurer un niveau constant d’optimisation de l’ERP. De même, des audits réguliers permettront d’optimiser l’utilisation de votre logiciel ERP et maximiser votre croissance.
Vos collaborateurs peuvent être facilement accompagnés et coachés à distance et bénéficier de webinars et tutoriels pour répondre à leurs besoins.
6. Le déploiement d’un ERP chez BoondManager
Chez Boond, la mise en place de votre ERP métier est simple comme bonjour. Nos process sont transparents, accessibles en ligne et nos experts ont déjà lancé plus de 1 100 ESN et cabinets de conseil dont la croissance a explosé. N’hésitez pas à venir en parler avec nous 🙂
